NEU! Webbasierte Angebotsabgabe! Weitere Informationen unter https://csx.de/JiViu

Verfahrensangaben

ITSM-Tool
VO: SektVO Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
03.04.2026
10.04.2026 12:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

rku.it GmbH
DE125413313
https://rku-it.de/
Westring 301
44629
Herne
Deutschland
DEA55
Einkauf
einkauf@rku-it.de
+49 23233688-517
+49 23233688680

Angaben zum Auftraggeber

Öffentliches Unternehmen
---
Mit Strom zusammenhängende Tätigkeiten

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Westfalen
05515-03004-07
Alberecht-Thaer-Str. 9
48128
Münster
Deutschland
DEA33
vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de
+49 2514111691
+49 2514112165

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Lieferungen

CPV-Codes

48000000-8
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Mit dieser Ausschreibung beabsichtigt die rku.it GmbH die Einführung einer modernen, cloudbasierten ITSM-Plattform (SaaS), die mittelfristig sämtliche ITIL-v4-orientierten Prozesse der rku.it sowie ihrer kommunalen Kunden und Partner unterstützen soll.

Der geplante Einführungsumfang umfasst:
Phase 1 (Projektstart 2026):
Change Enablement
CMDB inklusive Discovery
Servicekatalog
Service Level Management

Phase 2 (Folgejahr(e)):
Incident Management
Service Request Management
Problem Management
Knowledge Management
Case Management

Phase 3 (weitere (mögliche) Ausbaustufen):
Lizenzmanagement
GRC, Risk Management
Project Portfolio Management
Kapazitätsmanagement

Weitere ITIL-V4-Practices

Das System soll langfristig als zentrale Plattform dienen, um derzeit verteilte Prozesse, Tools und Daten vollständig zu konsolidieren.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Mit dieser Ausschreibung beabsichtigt die rku.it GmbH die Einführung einer modernen, cloudbasierten ITSM-Plattform (SaaS), die mittelfristig sämtliche ITIL-v4-orientierten Prozesse der rku.it sowie ihrer kommunalen Kunden und Partner unterstützen soll.

Der geplante Einführungsumfang umfasst:
Phase 1 (Projektstart 2026):
Change Enablement
CMDB inklusive Discovery
Servicekatalog
Service Level Management

Phase 2 (Folgejahr(e)):
Incident Management
Service Request Management
Problem Management
Knowledge Management
Case Management

Phase 3 (weitere (mögliche) Ausbaustufen):
Lizenzmanagement
GRC, Risk Management
Project Portfolio Management
Kapazitätsmanagement

Weitere ITIL-V4-Practices

Das System soll langfristig als zentrale Plattform dienen, um derzeit verteilte Prozesse, Tools und Daten vollständig zu konsolidieren.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten
48

Der Auftrag kann einmalig vom Auftraggeber um 12 Monate verlängert werden.
1
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Westring 301
44629
Herne
Deutschland
DEA55

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

Bewertung erfolgt über nach Punkten gewichtete Kriterien

Zuschlagskriterium

Preis
Preis

Für die Wertung im Kriterium "Preis" ist der Wert ausschlaggebend, der in der Anlage "Preisblatt" in der Zeile "Wertungsrelevanter Angebotspreis" angegeben ist. Dies ist die Kennzahl P.
Gewichtung
50,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Anforderungskatalog B-Kriterien

Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist die Anlage "Anforderungskatalog" mit den B-Kriterien.

Die erreichten Punkte werden addiert. Maximal können 144 Punkte erreicht werden. Diese werden wie folgt in gewichtete Bewertungspunkte umgerechnet:

Ein Angebot, das 144 Punkte erreicht, erhält 1 Bewertungspunkt

Ein Angebot, das 0 Bewertungspunkte erreicht, erhält 0 Bewertungspunkte

Für Punktzahlen zwischen diesen beiden Werten wird die Bewertungspunktzahl anhand einer linearen Interpolation errechnet und auf drei Nachkommastellen gerundet.
Gewichtung
25,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Einschlägige Berufserfahrung des Beraters

Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium sind die Angaben, die der Bieter in der Anlage "Personalprofil" gemacht hat.

In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die einschlägige Berufserfahrung des Beraters. Hierbei wird eine Prognose dahingehend vorgenommen, inwieweit ein Berater aufgrund der Vergleichbarkeit durchgeführter Projekte zu den hier auftragsgegenständlichen Projekten in der Lage ist, die gestellten Aufgaben zu erledigen. Je ähnlicher die durchgeführten Projekte mit dem vorliegenden Auftrag sind und je intensiver die Arbeit die Arbeit in diesen Projekten war, desto höher fällt die Bewertung aus.

Der Auftraggeber vergibt für das Personalprofil Bewertungspunkte anhand der folgenden Zielerfüllungsgrade:

Bewertungsskala:

10 bis 8 Bewertungspunkte: Das Personalprofil weist eine sehr hohe einschlägige Berufserfahrung aus.

7 bis 4 Bewertungspunkte: Das Personalprofil weist eine mittlere einschlägige Berufserfahrung aus.

3 bis 0 Bewertungspunkte: Das Personalprofil weist nur eine geringe einschlägige Berufserfahrung aus.
Gewichtung
10,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Nutzerfreundlichkeit

Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist die Teststellung.

In diesem Kriterium bewertet deBewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist die Teststellung.

In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Nutzerfreundlichkeit. Ziel ist es, dass der Nutzer die von ihm benötigten Funktionen schnell auffinden und einfach verwenden kann. Ausschlaggebend ist hierbei die Perspektive eines typischen Mitarbeiters, der kein Administrator ist. Der Auftraggeber stellt hierfür eine Gesamtbetrachtung anhand aller Umstände an, die auf dieses Ziel einwirken. Hierzu gehört zum Beispiel die Gestaltung der Benutzeroberfläche oder die Anzahl der benötigten Bedienschritte, um eine Aktion auszuführen.

Bewertungsskala:

10 bis 8 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist außerordentlich einfach zu bedienen.

7 bis 4 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist im Grundsatz einfach zu bedienen.

3 bis 0 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist nicht in allen Bereichen oder insgesamt nicht einfach zu bedienen.
Gewichtung
10,00

Zuschlagskriterium

Qualität
Administrierbarkeit

Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist die Teststellung.

In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Administrierbarkeit. Ziel ist es, dass der Administrator die bei ihm typischerweise anfallenden Tätigkeiten so schnell und einfach wie möglich erledigen kann. Ausschlaggebend ist hierbei die Perspektive eines technischen Administrators. Der Auftraggeber stellt hierfür eine Gesamtbetrachtung anhand aller Umstände an, die auf dieses Ziel einwirken. Hierzu gehört zum Beispiel die Gestaltung der Benutzeroberfläche oder die Anzahl der benötigten Bedienschritte oder die Möglichkeiten, durch Automatisierung Bedienschritte einzusparen.

Bewertungsskala:

10 bis 8 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist außerordentlich einfach zu administrieren.

7 bis 4 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist im Grundsatz einfach zu administrieren.

3 bis 0 Bewertungspunkte: Die angebotene Software ist nicht in allen Bereichen oder insgesamt nicht einfach zu administrieren.
Gewichtung
5,00
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Erforderlich
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYD1DG5G

Einlegung von Rechtsbehelfen

§ 160 Abs. 3 GWB lautet:

Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens
bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens
bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt
werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer
2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.

Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen vor, sowohl im Teilnahmewettbewerb als auch in der Angebotsphase gemäß § 51 Abs. 2 bis 5 SektVO vorzugehen. Danach können Unterlagen auf Aufforderung des Auftraggebers nachgereicht oder zum Teil sogar korrigiert werden.
Ob eine Aufforderung zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur im konkreten Fall erfolgt, wird der Auftraggeber unter ordnungsgemäßer Ausübung seines Ermessens entscheiden. Hierbei wird er ins-besondere den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

5
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Lieferungen

Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag einen Referenzauftrag nachzuweisen. Es bestehen die folgenden Mindestanforderungen:

Mindestanforderungen an den Referenzauftrag

Der Beginn des Referenzauftrags darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht länger als drei (3) Jahre zurückliegen.; und

Das auftragsgegenständliche System muss zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist mindestens über einen Zeitraum von drei (3) Monaten vom Referenzauftraggeber produktiv genutzt worden sein; und

Gegenstand des Referenzauftrags muss die Einführung und Bereitstellung eines ITSM-Systems zur Nutzung des Referenzauftraggebers sein; und

Der Referenzauftrag muss die Bereitstellung des auftragsgegenständlichen ITSM-Systems im Cloud-Betriebsmodell enthalten.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

-

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

-

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

---

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung