Nachricht:

Sehr geehrte Teilnehmende am Vergabeverfahren,

es sind Fragen eingegangen. Die Fragen und die Antworten der Bedarfsstelle finden Sie nachgehend.


Frage 1)
Kalkulation Tariflohn
Gehen wir recht in der Annahme, dass der Bieterkreis ihre Angebotspreise auf Basis, der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Tariflöhne zu kalkulieren haben und keine spekulativen Annahmen über eine im Jahr 2027 möglicherweise eintretende Tariferhöhung einzupreisen sind?

Antwort 1)
Die Kalkulation des Angebotspreises obliegt dem Bieterkreis.


Frage 2)
Erhöhung der Angebotspreise, während der Vertragslaufzeit
In der Leistungsbeschreibung wird geregelt, dass gesetzliche sowie tarifliche Lohnerhöhungen der Stunden- bzw. Zuschlagssätze und daraus resultierende Erhöhungen der Lohnnebenkosten geltend gemacht werden können. Gleichzeitig wird festgelegt, dass eine Erhöhung nicht rückwirkend geltend gemacht werden kann und frühestens ab dem Monat berücksichtigt wird, in dem die entsprechende Erhöhungsanfrage beim Auftraggeber eingeht.
Wir bitten um Überprüfung und Anpassung dieser Regelung.
Tarifverhandlungen können sich erfahrungsgemäß über mehrere Monate erstrecken. Neue Tarifabschlüsse werden dabei teilweise erst nach Abschluss der Verhandlungen vereinbart und anschließend mit einem vor dem Zeitpunkt des Tarifabschlusses liegenden Geltungsbeginn rückwirkend in Kraft gesetzt. Der Auftragnehmer ist in diesem Fall verpflichtet, die hieraus resultierenden erhöhten Entgelt- und Lohnnebenkosten ab dem tarifvertraglich festgelegten Geltungsbeginn zu tragen, obwohl ihm die konkrete Höhe der Tariferhöhung zuvor noch nicht bekannt war und eine bezifferte Erhöhungsanfrage daher objektiv nicht gestellt werden konnte. Die derzeitige Regelung führt damit zu einem bei Angebotsabgabe weder hinsichtlich der Höhe noch hinsichtlich des tatsächlichen Abschlusszeitpunktes bestimmbaren Kostenrisiko, welches von den Bietern vorsorglich in die Angebotspreise eingerechnet werden müsste.
Um gleichzeitig dem berechtigten Interesse des Auftraggebers an einer frühzeitigen Planbarkeit möglicher Preisänderungen Rechnung zu tragen, schlagen wir folgende Regelung vor:
Der Auftragnehmer zeigt dem Auftraggeber eine bevorstehende tarifliche Änderung mindestens zwei Monate vor dem voraussichtlichen bzw. angekündigten Geltungsbeginn an, sofern ihm die laufenden Tarifverhandlungen und der vorgesehene Geltungsbeginn zu diesem Zeitpunkt bekannt sind. Eine konkrete Bezifferung der Erhöhung ist zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich.
Nach Abschluss des Tarifvertrages hat der Auftragnehmer die tatsächlich vereinbarte Tariferhöhung unverzüglich anzuzeigen und die daraus resultierende Preisanpassung entsprechend den Vorgaben der Leistungsbeschreibung detailliert und nachvollziehbar nachzuweisen. Soweit der Tarifabschluss eine rückwirkende Geltung vorsieht, soll die nachgewiesene Preisanpassung ab dem im Tarifvertrag verbindlich festgelegten Geltungsbeginn berücksichtigt werden. Sofern eine Ankündigung zwei Monate im Voraus aufgrund des Verlaufs der Tarifverhandlungen objektiv nicht möglich war, hat die Anzeige unverzüglich nach Bekanntwerden der entsprechenden Umstände zu erfolgen.
Wir bitten daher um Bestätigung, dass die Regelung:
"Die Erhöhung kann nicht rückwirkend geltend gemacht werden; der Monat, in dem die Erhöhungsanfrage bei der Stadt Recklinghausen eingeht, ist der Zeitpunkt, ab dem die Erhöhung nach Prüfung gewährt wird."
entsprechend gestrichen bzw. dahingehend angepasst wird, dass bei rückwirkend in Kraft tretenden Tarifabschlüssen der tarifvertraglich festgelegte Geltungsbeginn maßgeblich ist und
der Auftragnehmer im Gegenzug zu einer frühzeitigen Anzeige bevorstehender Tarifänderungen verpflichtet wird.

Antwort 2)
Wenn ein Tarifabschluss eine Rückwirkende Erhöhung beinhaltet wird bei pünktlicher Mitteilung des Tarifabschlusses (wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben) diese Erhöhung mit berücksichtigt.

Frage 3)
Leistungsbeschreibung Lise-Meitner-Straße
Unter Punkt 1 e) der Leistungsbeschreibung wird die Durchführung "anlassbezogener Kontrollen der Zimmer" durch das eingesetzte Sicherheitspersonal gefordert. Da die Bewohnerzimmer dem persönlichen Rückzugs- und Wohnbereich der untergebrachten Personen zuzuordnen sind und das Betreten bzw. Kontrollieren dieser Bereiche entsprechende rechtliche Voraussetzungen erfordert, bitten wir um Konkretisierung der vorgesehenen Leistung. Gehen wir recht in der Annahme, dass anlassbezogene Zimmerkontrollen durch die Sicherheitskräfte nicht eigenständig, sondern ausschließlich auf konkrete Veranlassung und in Begleitung eines hierzu autorisierten Mitarbeitenden des Auftraggebers bzw. der zuständigen Betreuung durchgeführt werden und die jeweils erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen für das Betreten des Zimmers durch den Auftraggeber sichergestellt werden?
Unter Punkt 1 f) der Leistungsbeschreibung werden "anlassbezogene Taschenkontrollen" durch das eingesetzte Sicherheitspersonal gefordert. Wir gehen davon aus, dass hierunter ausschließlich eine Sichtkontrolle einer durch die betroffene Person selbst geöffneten Tasche zu verstehen ist und durch die Sicherheitskräfte weder ein eigenständiges Durchsuchen bzw. Hineingreifen in mitgeführte Taschen noch eine körperliche Durchsuchung oder ein Abtasten der betroffenen Person gefordert wird. Wir bitten um Bestätigung dieses Verständnisses.
Bitte konkretisieren Sie zudem, wie durch die Sicherheitskräfte zu verfahren ist, wenn eine betroffene Person die Öffnung bzw. Sichtkontrolle ihrer Tasche verweigert. Sofern über die reine Sichtkontrolle von Taschen hinaus auch körpernahe Kontrollen bzw. Personenkontrollen vorgesehen sein sollten, bitten wir um entsprechende Klarstellung des zulässigen Kontrollumfangs sowie um Bestätigung, dass derartige Kontrollen ausschließlich durch Sicherheitspersonal gleichen Geschlechts durchgeführt werden sollen. Dies ist insbesondere für die erforderliche Personalvorhaltung und damit für die Angebotskalkulation von Bedeutung.

Antwort 3)
In der Lise-Meitner-Straße haben die Personen theoretisch keine fest zugewiesenen Zimmer, da es sich um eine Notschlafstelle handelt. Die Übernachtungsgäste haben daher nach Benutzung das Zimmer zu räumen und in einem sauberen Zustand zu hinterlassen. Die Zimmer- und Taschenkontrollen dienen der Sicherheit am Standort, um einen Konsum von Drogen oder Alkohol zu unterbinden, Gewalttaten oder Waffeneinsatz zu verhindern und gefährliche Situationen wie Feuer oder bewusstlose Personen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln.
Konkrete Vorgehensweisen werden bei der Ortsbesichtigung (Teil I, Punkt 3) geklärt.


Frage 4)
Leistungsbeschreibung Mobiler Einsatz im Stadtgebiet
Gemäß Punkt 2 sind zwei Einsatzfahrzeuge, jeweils besetzt mit zwei Sicherheitsmitarbeitenden, 24 Stunden täglich vorzuhalten. Die Fahrzeug- und Kraftstoffkosten sind vollständig über den monatlichen Nettopauschalfestpreis abzugelten.
Für die regulären Kontrollfahrten wird die Strecke einer gesamten Rundfahrt lediglich mit "ca. 20 km" angegeben. Gleichzeitig können die Fahrten auf die beiden eingesetzten Streifenfahrzeuge aufgeteilt werden. Darüber hinaus ist eine 24-Stunden-Bereitschaft mit unverzüglicher Anfahrt nach Notrufen sicherzustellen. Hierzu werden lediglich Erfahrungswerte von ca. 5-10 Notrufen pro Woche genannt, wobei ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass die tatsächliche Anzahl der Fahrten nicht vorhergesagt werden kann. Die tatsächlich anzusetzende Kilometerleistung stellt aufgrund der vollständig vom Auftragnehmer zu tragenden Fahrzeug-, Kraftstoff-, Wartungs- und Verschleißkosten einen wesentlichen Bestandteil der Angebotskalkulation dar. Um sicherzustellen, dass sämtliche Bieter ihre Angebotspreise auf einer einheitlichen und vergleichbaren Kalkulationsgrundlage ermitteln und keine individuellen Annahmen hinsichtlich der zu erwartenden Fahrleistung treffen müssen, bitten wir um Vorgabe einer verbindlichen kalkulatorischen Kilometerleistung.
Bitte teilen Sie mit, wie viele Kilometer je Einsatzfahrzeug pro Monat bzw. alternativ für beide Einsatzfahrzeuge zusammen pro Monat der Bieter seiner Kalkulation verbindlich zugrunde legen soll.
Der vorgegebene Kalkulationswert sollte dabei sämtliche im Rahmen der ausgeschriebenen Leistung zu erwartenden Fahrleistungen, insbesondere
-
die regulären Kontroll- und Rundfahrten sowie
-
die zusätzlichen Anfahrten aufgrund der geforderten 24-Stunden-Bereitschaft bzw. Notrufe
berücksichtigen.
Alternativ bitten wir um verbindliche Vorgabe, mit welcher Anzahl zusätzlicher Notrufanfahrten und welcher durchschnittlichen Kilometerleistung je Notrufanfahrt für die Angebotskalkulation zu rechnen ist. Eine entsprechende Vorgabe ist aus unserer Sicht erforderlich, damit die Fahrzeug- und Kraftstoffkosten von sämtlichen Bietern unter identischen Voraussetzungen kalkuliert werden und die eingereichten Pauschalpreise unmittelbar miteinander vergleichbar sind.

Antwort 4)
Wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben ist bei einer gesamten Rundfahrt mit ca. 20 km zu rechnen. In einer Woche kommt es im Schnitt zu 5-10 Notrufen, die zusätzlich angefahren werden müssen. Im Schnitt kann bei einem Notruf mit einer Hinfahrt von ca. 6 km gerechnet werden.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag

Bahl

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Sehr geehrte Teilnehmende am Vergabeverfahren,

es sind Fragen eingegangen die ich Ihnen hiermit gerne beantworten möchte. Die Fragen und Antworten finden Sie in dem angehängten Dokument und im Bereich der Vergabeunterlagen im Vergabemarktplatz.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag


Horten

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Sehr geehrte Teilnehmende am Vergabeverfahren,

es sind Fragen eingegangen die ich Ihnen hiermit gerne beantworten möchte. Die Fragen und Antworten finden Sie in dem angehängten Dokument und im Bereich der Vergabeunterlagen im Vergabemarktplatz.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag


Horten

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