Es wird eine Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings ausgeschrieben.
Die Rahmenvereinbarung dient der Regelung der grundsätzlichen Leistungsbeziehungen zwischen der Auftraggeberin und dem Auftragnehmenden. Ferner werden die Anforderungen an die einzelnen Leasingverträge sowie die Entgeltumwandlungs- und Überlassungsverträge für die Nutzung durch die Mitarbeitenden geregelt.
Die Auftraggeberin schließt als Leasingnehmerin für jeden Mitarbeitenden einen Einzelleasingvertrag über das gewünschte Fahrrad mit dem auftragnehmenden Unternehmen ab. In die Leasingleistung sollen auch Zubehörteile und Nebenleistungen wie z.B. die Inspektion, Wartung und Versicherung der Fahrräder einbezogen werden.
Zwischen der Auftraggeberin und den einzelnen Mitarbeitenden wird ein Entgeltumwandlungs- und ein Überlassungsvertrag geschlossen. In dem Entgeltumwandlungsvertrag sind die entsprechende Gehaltsumwandlung sowie die Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden, die bei der Nutzung des Fahrrades zu beachten sind, geregelt.
Bei der Auftraggeberin sind rund 1400 Mitarbeitende beschäftigt. Pro mitarbeitender Person darf nur ein Fahrrad geleast werden. Die private Nutzung des Rades durch die Mitarbeitenden ist erlaubt. In diesem Rahmen darf der oder die Mitarbeitende die Führung und Nutzung des Fahrrades seinem oder ihrem Ehe- oder Lebenspartner überlassen. Nicht berechtigt zur Inanspruchnahme eines Fahrradleasing im Wege der Entgeltumwandlung sind Mitarbeitende,- die seitens der Auftraggeberin gekündigt worden sind, - die sich (als Tarifbeschäftigte) in der Probezeit befinden,- die in einem zeitlich begrenzten vertraglichen Arbeitsverhältnis stehen, welches kürzer als die Leasingdauer ist,- deren Entgelt/Bezüge von einer Pfändung, Abtretung oder Aufrechnung betroffen sind,- die Schuldner oder Schuldnerin in einem laufenden Insolvenzverfahren sind,- die ihren Wohnsitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben,- die geringfügig beschäftigt sind,- die sich in der Freistellungsphase des Altersteilzeitblockmodells befinden,- die sich in einer Ausbildung oder einem Studium befinden sowie Praktikanten und Praktikantinnen.Nach einer nicht repräsentativen Befragung der Mitarbeitenden im Juli 2025 bestand bei ca. 120 Personen ein Interesse, das hier ausgeschriebene Angebot in Anspruch zu nehmen.Die maximale Abnahmemenge innerhalb der Vertragslaufzeit beträgt 500 Fahrräder. Bei Erreichen der Abnahmemenge endet die Rahmenvereinbarung sofort, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. Das auftragnehmende Unternehmen hat die Auftraggeberin auf das Erreichen der maximalen Abnahmemenge hinzuweisen.
Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen (Bestell-/Rückgabevorgang, Schadensabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement, Bereitstellung eines Online-Portals) sind Bestandteile des Leistungsgegenstandes.
Die Rahmenvereinbarung gilt zunächst für den Zeitraum ab 01.05.2026 bis zum 30.04.2028. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich einmal um zwei weitere Jahre, sofern Auftragnehmer oder Auftraggeber bis 6 Monate vor Ablauf der laufenden Vertragslaufzeit nicht die Vertragskündigung aussprechen. Für die Einhaltung der Frist ist der Zugang des Kündigungsschreiben beim Vertragspartner maßgeblich. Die Rahmenvereinbarung endet spätestens am 30.04.2030.
Stadt Castrop-Rauxel
Die Auftraggeberin wird die Angebote anhand der nachbenannten Zuschlagskriterien unter Berücksichtigung der angegebenen Wertungspunkte und Gewichtungen bewerten.Die Maximalpunktzahl, die je Auswahlkriterium zu erreichen ist, beträgt 5 Punkte. Unter Berücksichtigung der jeweiligen Gewichtung (erreichte Punktzahl x Gewichtung) beträgt die zu erreichende Gesamtpunktzahl maximal 500 Punkte. Der Zuschlag wird an das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Dieses wird anhand der erreichten Maximalpunktzahl ermittelt.
Der wertungsrelevante Leasingfaktor ermittelt sich aus der angegebenen monatlichen Leasingrate, geteilt durch den Kaufpreis, multipliziert mit 100. Die monatliche Leasingrate berücksichtigt dabei neben dem Kaufpreis jegliches Zubehör, Inspektion, Versicherung, Störfallmanagement etc. Als Kaufpreis werden Kaufpreiskategorien vorgegeben, die auf unterschiedliche Fahrradtypen und Abnahmemengen verteilt sind. Als kalkulatorischer Restwert ist für eine Vergleichbarkeit der Angebote ein Wert von maximal 40% anzunehmen. Der Leasingfaktor wird auf 4 Nachkommastellen gerundet.Der günstigste Anbieter bekommt 5,00 Punkte. Anschließend wird die prozentuale Abweichung der Angebote vom Mindestangebot ermittelt. Der ermittelte Wert wird mit der maximalen Punktzahl multipliziert. Die erreichte Punktzahl wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Dieses führt zu den Wertungspunkten.Maßgeblich ist der geprüfte durchschnittliche wertungsrelevante Leasingfaktor aus der LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt.
Der günstigste Anbieter bekommt 5,00 Punkte. Anschließend wird die prozentuale Abweichung der Angebote vom Mindestangebot ermittelt. Der ermittelte Wert wird mit der maximalen Punktzahl multipliziert. Die erreichte Punktzahl wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Dieses führt zu den Wertungspunkten.Maßgeblich ist der geprüfte durchschnittliche wertungsrelevante Versicherungsfaktor aus der LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt.
Die Mehrkosten für ein Wartungspaket zur Deckung von Kosten, die als Folge einer Inspektion anfallen, umfassen insbesondere den Ersatz von Verschleißteilen und Reparaturkosten. Für das im Rahmen des Vergabeverfahrens anzubietende Wartungspaket ist von einem jährlichen Wartungskostenrahmen von 20% des Kaufpreises auszugehen.Der günstigste Anbieter bekommt 5,00 Punkte. Anschließend wird die prozentuale Abweichung der Angebote vom Mindestangebot ermittelt. Der ermittelte Wert wird mit der maximalen Punktzahl multipliziert. Die erreichte Punktzahl wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Dieses führt zu den Wertungspunkten.Maßgeblich ist der geprüfte durchschnittliche wertungsrelevante Wartungsfaktor aus der LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt.
Der Bieter muss mindestens 4 Fachhändler im Stadtgebiet der Stadt Castrop-Rauxel und deren Umkreis von 10 km vorweisen. Maßgeblich hierfür ist der Zeitpunkt der Angebotsabgabe. Der Bieter muss mit allen genannten Fachhändlern einen Kooperationsvertrag abgeschlossen haben. Weitere Anbieter werden wie folgt bepunktet:
Anzahl Fachhändler: 4 = 0 PunkteAnzahl Fachhändler: 5 = 1 PunktAnzahl Fachhändler: 6 = 2 PunkteAnzahl Fachhändler: 7 = 3 PunkteAnzahl Fachhändler: 8 = 4 PunkteAnzahl Fachhändler: Ab 9 = 5 Punkte
Sofern der Bieter einen Fachhändler in Castrop-Rauxel nachweist, wird dieses im Zuschlag berücksichtigt. Maßgeblich ist auch hierfür der Zeitpunkt der Angebotsabgabe. Der Bieter muss mit allen genannten Fachhändlern einen Kooperationsvertrag abgeschlossen haben.
Anzahl Fachhändler in Castrop-Rauxel: ab 1 - 5 Punkte
Die Bewerber haben zum Nachweis ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mindestens zwei Referenzprojekte einer vergleichbaren Leistung einzureichen. Eine über die oben genannte Mindestanzahl hinausgehende Anzahl an Referenzprojekten, die jeweils die Mindestanforderungen erfüllen und somit als vergleichbar gelten, wird wir folgt bewertet. Berücksichtigt wird die Anzahl der Referenzen aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft.
Anzahl Referenzen: 2 = 0 PunkteAnzahl Referenzen: 3 = 1 PunktAnzahl Referenzen: 4 = 2 PunkteAnzahl Referenzen: 5 = 3 PunkteAnzahl Referenzen: 6 = 4 PunkteAnzahl Referenzen: ab 7 = 5 Punkte
Die Mitarbeitenden der Auftraggeberin sollen die Möglichkeit haben, das Wunschfahrrad aus dem Angebot einer Vielzahl an Fahrradmarken wählen zu können. Maßgeblich sind die auswählbaren Marken bei den zuvor im Rahmen der Eignungs- und Zuschlagskriterien angegebenen Fachhändlern.
Anzahl unterschiedlicher Fahrradmarken: 3 = 0 PunkteAnzahl unterschiedlicher Fahrradmarken: 4 = 1 PunktAnzahl unterschiedlicher Fahrradmarken: 5 = 2 PunkteAnzahl unterschiedlicher Fahrradmarken: 6 = 3 PunkteAnzahl unterschiedlicher Fahrradmarken: 7 = 4 PunkteAnzahl unterschiedlicher Fahrradmarken: ab 8 = 5 Punkte
siehe Vertragsverlängerungsoption
Förderung der Mobilitätswende im Sinne eines nachhaltigen Klimaschutzes.
Rückfrage im Rahmen der Angebotsphase sind ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform zu stellen. Sie werden dort fortlaufend anonymisiert allen Teilnehmern des Verfahrens beantwortet.
Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der unter VI.4.1. genannten Vergabekammer kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind.Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,- Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in IV.2.2. genannten Frist gerügt werden, oder- Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden.Teilt der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Stadt Castrop-RauxelEuropaplatz 144575 Castrop-Rauxel
Zi. 235
Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers gemeinsam unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt.Da nur elektronische Angebote zugelassen sind, wird die Teilnahme von Bietern und deren Vertretern bei der Öffnung nicht zugelassen.
-alle in Ziffer 1 des "Verzeichnisses einzureichender Unterlagen" genannten Unterlagen, mit Ausnahme des Angebotsschreibens und dem Dokument "LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt"
Es sind mindestens zwei geeignete Referenzen über qualitativ und quantitativ vergleichbare Leistungen anzugeben. - Damit die Eignung durch eine Referenz zuerkannt werden kann, muss diese ein Fahrradleasing mit mindestens 50 Verträgen umfassen. - Der Auftrag darf nicht vor dem 01.01.2022 begonnen haben. - Die dort geleasten Fahrräder müssen ebenfalls zum Zwecke der Überlassung an Mitarbeitende zur dienstlichen und privaten Nutzung durch eine Entgeltumwandlung einschließlich der Versicherung der Fahrräder und Serviceleistungen in Form eines Störfallmanagements und Online-Portals für mindestens 12 Leistungsmonate genutzt worden sein.
Angaben dazu erfolgen in der LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt. Nachweise müssen nur auf besondere Anforderung eingereicht werden. Eine Nachreichung ist nicht möglich.
In den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren muss ein Mindestumsatz von im Durchschnitt 200.000,00 Euro p. a. (netto) mit Leistungen des Fahrradleasing, erwirtschaftet worden sein. Angaben dazu erfolgen in der LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt. Nachweise müssen nur auf besondere Anforderung eingereicht werden.
Es muss eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 2,0 Millionen Euro für Personenschäden sowie in Höhe von 1,0 Millionen Euro für Sach- und Vermögensschäden pro Kalenderjahr bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut bestehen oder im Auftragsfalle die Bestätigung vorgelegt werden, dass die Berufshaftpflichtversicherung entsprechend aufgestockt werden kann. Bewerber/innen und Mitglieder von Bewerbergemeinschaften haben den Nachweis jeweils separat zu erbringen. Angaben dazu erfolgen in der LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt.
Das auftragnehmende Unternehmen stellt im Gebiet der Stadt Castrop-Rauxel und in deren Umkreis von bis zu 10 Kilometern mindestens 4 kooperierende Fachhändler für Fahrräder bereit. Die kooperierenden Fachhändler sollen sich auf das beschriebene Gebiet gleichmäßig verteilen. Als kooperierend gilt, wenn der Händler vertraglich fest gebunden ist. Angaben dazu erfolgen in der LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt. Nachweise müssen nur auf besondere Anforderung eingereicht werden. Eine Nachreichung ist nicht möglich.
a) Angaben zur Eintragung in das Berufsregisterb) Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaftc) Angaben über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Nachweisführung:a) Eigenerklärung zur Eignungb) Eigenerklärung zur Eignungc) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründenund ggf. auf besondere Anforderung des Auftraggebers zur Bestätigung der Eigenerklärung entsprechende Nachweise
a) Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sindb) Angaben zu Arbeitskräften
Nachweisführung:a) Eigenerklärung zur Eignungb) Eigenerklärung zur Eignungund ggf. auf besondere Anforderung des Auftraggebers zur Bestätigung der Eigenerklärung entsprechende Nachweise
a) Angaben zum Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahrenb) Angaben zur Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung
Das auftragnehmende Unternehmen stellt monatlich, soweit steuerrechtlich im Hinblick auf mögliche unterschiedliche Versteuerungen von Leasingkosten und weiteren Preisbestandteilen zulässig als solche gestaltbar, eine Sammelrechnung. Diese enthält eine Aufstellung der zu leistenden Leasingraten bezogen auf jeden Einzelvertrag. Separate Rechnungen für Leasingrate, Versicherung und Service sind ausgeschlossen.Das Lastschriftverfahren ist ausgeschlossen. Die monatliche Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Tagen zu einem festen Zeitpunkt, ohne dass eine weitere Aufforderung seitens der Auftraggeberin versendet wird.
Unterlagen, die mit dem Angebot, auszufüllen, zu erklären und einzureichen sind:-Angebotsschreiben-Eigenerklärungen a) zur Eignung (auch für alle Unterauftragnehmer, Eignungsleihende und Mitglieder einer Bietergemeinschaft) b) zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (auch für alle Unterauftragnehmer, Eignungsleihende und Mitglieder einer Bietergemeinschaft) c) zum 5. EU-Sanktionspaket gegen Russland - RUS-Sanktionen(auch für alle Unterauftragnehmer, Eignungsleihende und Mitglieder einer Bietergemeinschaft)-Kontaktdaten des persönlichen Ansprechpartners-ggf. Erklärung zu Unteraufträgen und Eignungsleihe-ggf. Verpflichtungserklärung zu Unteraufträgen und Eignungsleihe-ggf. Erklärung zur Bietergemeinschaft-LB Anlage 1 - Angebots- und Preisblatt-Muster Einzelleasingvertrag-Muster Überlassungsvertrag zwischen Auftraggeberin und Mitarbeitenden-Vertrags- und Leasingbedingungen-Umsetzungskonzept inkl. Firmenvorstellung, Ablauf und Online-Portal