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Sehr geehrte Bieter,
es wurde folgende Frage eingereicht:

"Zur Sicherstellung der Transparenz hinsichtlich der Mengen in Los 1, werden sowohl für die Anzahl der zu beschaffenden Labels als auch die Menge der Panzerfolien nicht explizit ausgewiesen.

Daher haben wir eine Rückfrage zu der konkreten Menge und damit verbunden Dienstleistung, um für alle Bieter dieselbe Grundlage einer Kalkulation zu schaffen.

Verstehen wir es richtig, dass für jedes iPad jeweils ein entsprechendes Label und eine Panzerfolie vorgesehen wird, sowie die damit verbundene Dienstleistung zum Aufbringen?"

Antwort:

Vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserer Ausschreibung.

Wir möchten darauf hinweisen, dass die erforderliche Anzahl an Panzerfolien und die damit verbundene Dienstleistung im Leistungsverzeichnis eindeutig angegeben sind. Gemäß Los 1 - Pos. 01 - Punkt 3 ist das Anbringen einer Panzerglasfolie auf jedem Gerät Bestandteil der Leistung. Daraus ergibt sich bei der vorgesehenen Beschaffung von 1.600 iPads auch eine Menge von 1.600 Panzerfolien. Analog dazu ist unter Los 1 - Pos. 01 - Punkt 2 auch die Gravur und das Labeling aller Geräte zu verstehen. Der Vertragsgegenstand wird ebenfalls in den besonderen Vertragsbedingungen unter Punkt 1 definiert und erläutert.

Um Mehraufwände sowohl bei Ihnen als auch bei der Vergabestelle zu vermeiden, bitten wir, die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig und umfassend zu prüfen, insbesondere im Hinblick auf die detaillierten Leistungsbeschreibungen.

Für weitergehende Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Fachbereich Schule der Stadt Essen
A.Brüning

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Sehr geehrte Bieter,
es wurde folgende Frage eingereicht:

"Sehr geehrte Damen und Herren,

in Bezug auf die aktuelle Ausschreibung zur Beschaffung von iPads, sowie der dazugehörigen Dienstleistung (Anbringen einer Panzerfolie), möchten wir unsere Bedenken hinsichtlich der vorgenommenen Losaufteilung äußern.

Im Los 1 werden sowohl die iPads als auch die damit verbundenen Dienstleistungen ausgeschrieben, darunter das Anbringen einer Panzerfolie. Die entsprechenden Panzerfolien werden jedoch separat in Los 2 vergeben. Diese Trennung führt zwangsläufig dazu, dass unterschiedliche Bieter den Zuschlag erhalten könnten. Daraus ergeben sich mehrere Herausforderungen:

- Erhöhter Abstimmungs- und Koordinationsaufwand, der zu ineffizienten Prozessen und unwirtschaftlicheren Angeboten führt.

- Verlängerte Lieferketten und vermeidbare Transportwege, obwohl in der EU-Maßnahmen zur Förderung nachhaltiger Lieferketten und zur Reduzierung von Umweltbelastungen durch Transport gelten. Dazu gehören Regelungen zur Kreislaufwirtschaft und zur Förderung effizienter Logistikprozesse.

- Unkalkulierbare Lieferkosten für den Gewinner von Los 2, da nicht klar ist, wohin die Panzergläser zu liefern sind, da der Gewinner von Los 1 potenziell auch im europäischen Ausland ansässig sein könnte.

- Ausschuss: das Anbringen von Panzerfolien- und gläsern führt erfahrungsgemäß zu einem gewissen Anteil an Ausschuss, der bei der Montage entsteht. Die Bieter können dieses im Los nicht kalkulatorisch berücksichtigen, da eine Abhängigkeit von den Konditionen der Ausschreibung besteht. Diese sind zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht bekannt.

Die getrennte Vergabe von Gerät und Zubehör war in vorangegangenen Ausschreibungen nicht üblich und führt zu unnötigen Komplexitäten. Zudem ist das Auftragsvolumen von Los 2 im Vergleich zu Los 1 und Los 3 sehr gering, was die separate Aufteilung weiter infrage stellt.

Wir bitten demzufolge, die Beschaffung und Lieferung der Panzerfolien direkt in Los 1 zu integrieren und sinnvollerweise das Los 2 aufzuheben. Dadurch würde der Beschaffungsprozess effizienter, transparenter und ökologisch nachhaltiger gestaltet."

Antwort:

Vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserer Ausschreibung.

Die Losaufteilung erfolgte in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Gemäß § 97 Abs. 4 GWB ist der Vorrang der Losbildung festgeschrieben. Zudem wurden gemäß § 30 Abs. 1 VgV drei Fachlose gebildet, wobei die Aufteilung sowohl die Wirtschaftlichkeit als auch die Nachhaltigkeit berücksichtigt.

Im vorliegenden Fall umfasst Los 1 sowohl die Beschaffung der iPads als auch der Panzergläser, die zusammen mit den Geräten geliefert und durch eine Dienstleistung (Anbringen einer Panzerfolie) ergänzt werden. Dabei wurde der Aspekt der Wirtschaftlichkeit gewahrt, da die Kombination beider Leistungen eine effiziente Beschaffung ermöglicht.

Los 2 umfasst hingegen den zusätzlichen Bedarf von 1.600 Panzergläsern, welcher keine wirtschaftliche Einheit mit den in Los 1 beschriebenen iPads und Panzergläsern bildet. Die getrennte Vergabe ergibt sich somit aus der klaren Abgrenzung des zusätzlichen Bedarfs, der unabhängig vom Gerätelieferumfang besteht.

Bezüglich der Lieferadresse möchten wir darauf hinweisen, dass diese den besonderen Vertragsbedingungen zu entnehmen ist. Gemäß Punkt 1.2 bzw. Punkt 1.3 lautet die Lieferadresse:

Alfried Krupp-Schulmedienzentrum
Heinickestraße 8
45128 Essen

Für weitergehende Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Fachbereich Schule der Stadt Essen
A.Brüning

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Sehr geehrte Bieter,
es wurde folgende Frage eingereicht:

"Sehr geehrte Damen und Herren,

[...] Um eine klare, rechtssichere Grundlage zu schaffen und zugleich die Interessen des Auftraggebers uneingeschränkt zu wahren, bitten wir um Bestätigung, dass die Haftungsregelungen - soweit nicht abweichend geregelt - im Sinne von § 9 der EVB-IT Kauf AGB verstanden werden können.
Diese Klarstellung würde ohne Änderung der Vertragsunterlagen auskommen, dem allgemeinen Standard in IT-Vergaben entsprechen und zur Wettbewerbsöffnung beitragen. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich hiermit einverstanden erklären, so dass wir Ihnen ein wirtschaftlich attraktives Angebot vorlegen können."

Vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserer Ausschreibung.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Stadt Essen sich nicht an den Haftungsregelungen der EVB-IT orientiert. Stattdessen finden ausschließlich die in den zusätzlichen und besonderen Vertragsbedingungen der Stadt Essen enthaltenen Regelungen zur Haftung Anwendung. Diese Regelungen spiegeln die für die Stadt Essen üblichen und regelmäßig angewendeten Grundsätze der Haftungsbegrenzung im Rahmen öffentlich-rechtlicher Vertragsverhältnisse wider.
Die entsprechenden Bestimmungen sind fester Bestandteil der Vergabeunterlagen und wurden zur Wahrung der Transparenz und Gleichbehandlung sämtlicher Bieter in dieser Form einheitlich festgelegt.

Für weitergehende Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Fachbereich Schule der Stadt Essen
A.Brüning

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns erreichte folgende Bieterfrage zur Gravur der iPads:
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"könnten Sie uns bitte nähere Angaben zur gewünschten Gravur-Logo und sowie zur genauen Positionierung auf dem iPad mitteilen"
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Die Positionierung und Aussehen der Lasergravur können Sie den Anhängen entnehmen. Die Positionierung sollte dabei mittig im oberen Bereich des iPads erfolgen (s. Bild "Referenz_Gravur_Label").
Des Weiteren verweisen wir auch auf Pos. 01 Ziff. 2 des LV.

Mit freundlichen Grüßen
Adis Mezet
Fachbereich Schule

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Sehr geehrte Bieter,

es wurde folgende Frage eingereicht:
"können Sie mir bitte sagen, ob die Angebotsform "DaaS - Device as a Service" ebenfalls in Frage kommt?
Dadurch würde die Liquidität des Ausschreibenden nicht derart belastet und der Rückkaufswert kann in das Angebot nach Ablauf der Laufzeit mit eingerechnet werden."

Vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserer Ausschreibung.
Die aktuelle Ausschreibung beschränkt sich ausschließlich auf die Lieferung der Geräte und des Zubehörs, wie im Leistungsverzeichnis beschrieben.
Eine alternative Angebotsform, wie etwa ein DaaS-Modell, ist daher im Rahmen dieses Vergabeverfahrens nicht vorgesehen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Fachbereich Schule der Stadt Essen
A.Brüning

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