Die IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH beabsichtigt die Vergabe eines umfassenden, zentral verwalteten Ticketing-, Kassen- und Zutrittskontrollsystems. Die Systemumgebung ist im Sinne eines vollständig betreuten Software-as-a-Service-Modells (SaaS) be-reitzustellen.
Die IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH plant eine eigene Organisationsstruktur innerhalb des Ticketingsystems zu etablieren. Die Systemeinstellungen und Aufbau der Stammdaten werden durch das Team der Ticketing-Abteilung in enger Zusammenarbeit mit dem Bieter realisiert. Grundlage hierfür sind gezielte Schulungen durch den Bieter.

Die Gesamtlösung wird im Rahmen eines Mietmodells bereitgestellt. Dies umfasst die Überlassung der benötigten Softwaremodule im Lizenzmodell sowie die zeitliche Miete der erforderlichen Hardwarekomponenten.
Das zu beschaffende Gesamtsystem umfasst insbesondere:
- Betrieb & Hosting:
o Das Hosting der Lösung erfolgt durch den Bieter als vollständig betreuter Dienst in einer hochverfügbaren Cloud-Umgebung.
o Dabei sind umfassende Maßnahmen zur IT-Sicherheit, zum Datenschutz, zur Datensicherung (Backup-Strategien) sowie zum Notfall- und Wiederherstellungsmanagement zu gewährleisten.
- Verwaltungssoftware (Ticketingsystem):
o Gestellung einer Verwaltungssoftware zur Steuerung, Einrichtung und Parametrisierung aller erforderlichen Systemmodule und Funktionen.
- Rechtemanagement & Benutzeradministration:
o Modul zur Verwaltung von Rollen- und Berechtigungsmodellen für alle Anwendergruppen: Ticketing-Administration, Kassenpersonal, Einlass, Service, IT, Buchhaltung, Marketing u.?a.
- Produktverwaltung
o Modul zur Einrichtung, Parametrisierung und Verwaltung unterschiedlicher Produktarten (Tageskarten, Dauerkarten, Gutscheine, Veranstaltungen, Shopartikel).
o Unterstützung komplexer Tariflogiken sowie standortübergreifender Zutrittsrechte.
- Vertriebsinfrastruktur:
o Gestellung von stationären und mobilen Verkaufsstellen (Kassenarbeitsplätze inkl. Hardware und Peripherie).
o Gestellung eines benutzerfreundlichen und barrierefreien Web-Ticketshops. Die Plattform unterstützt auch Buchungen durch Gäste ohne Benutzerkonto.
o Gestellung eines B2B-Vertriebssystems (Resellershop, BackOffice Produktionen, externe Reseller Netzwerke über API-Anbindung).
- Finanzprozesse & Abrechnung:
o Aufbau einer revisionssicheren Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur automatisierten Übermittlung von Buchungs-, Zahlungs- und Debitorendaten.
o Beleg- und Kassenabrechnungsmanagement für B2C- und B2B-Prozesse.
- Zutrittskontrollsystem:
o Gestellung mobiler und stationärer Zutrittskontrollen (Scanner, Drehsperren).
o Steuerung und Überwachung des Zutritts zu verschiedenen Veranstaltungsorten mittels QR-/Barcode-Technologien.
- Dashboard & Monitoring:
o Gestellung eines zentralen Dashboards & Monitorings zur Visualisierung aller operativen Vorgänge (Verkäufe, Zutritte, Auslastungen, Kassenzustände).
o Inklusive konfigurierbarem Reporting und Eskalationsmechanismen für Systemstörungen oder Netzwerkausfälle (Offline-Funktionalität).
- Schulung & Support
o Durchführung zielgruppenspezifischer Schulungen (online und vor Ort) inklusive schriftlicher Dokumentation.
o Supportleistungen mit verbindlich geregelten Reaktionszeiten, insbesondere während des Betriebs der IGA 2027.

Besondere Anforderungen:
- Automatisierung und Effizienz: Die Gesamtlösung muss eine weitestgehende Automatisierung sämtlicher Geschäftsprozesse ermöglichen - von der Produktkonfiguration über den Verkauf, den Versand und die Zahlungsabwicklung bis hin zur Abrechnung und Nachverfolgung. Ziel ist ein minimaler personeller Aufwand bei maximaler Prozesssicherheit.
- Multikanal- und Medientauglichkeit: Die Lösung muss die Ausgabe und Verwaltung von Tickets in verschiedenen Formaten unterstützen (Print@Home, Mobile Ticket, Wallet, Hardticket). Die digitale Integration in gängige Wallet-Systeme wie Apple Wallet und Google Wallet ist zwingend erforderlich.
- Flexible Preis- und Rabattlogik: Das System muss komplexe Preis-, Staffel- und Rabattmodelle für unterschiedliche Besuchergruppen und Vertriebspartner umsetzen können, inklusive automatisierter Rabatt- und Provisionsverarbeitung auf Basis vordefinierter Mengenschwellen.
- Zuverlässige Offline-Funktionalität: Bei temporärem Netzwerkausfall muss das System an den Verkaufs- und Zutrittspunkten in einen stabilen Offline-Modus wechseln können. Die automatische Synchronisierung nach Wiederherstellung der Verbindung ist sicherzustellen.

Rahmenbedingungen:
- Veranstaltungszeitraum: 23. April bis 17. Oktober 2027
- Erwartete Besucherzahlen:
o Tageskartenkäufer: 2,1 Millionen
o Dauerkartenkäufer: 55.000
- Rund 2,9 Millionen Zutritte werden erwarten, die sich wie folgt verteilen:
o Dortmund: 35 %
o Duisburg: 35 %
o Gelsenkirchen: 30 %
- Multistandortbetrieb mit verschiedenen Zutrittsprofilen für drei eintrittspflichtige Standorte (Dortmund, Duisburg und Gelsenkirchen).
- Skalierbare, hochverfügbare und sichere Systemumgebung.

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Gemäß § 135 Abs. 2 Satz 1 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Keine weiteren Informationen zum jetzigen Zeitpunkt

Der Auftraggeber kann die Bewerber unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheini-gungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Die Unterlagen sind vom Bewerber nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb einer vom Auftraggeber festzulegenden angemessenen Frist vorzulegen. Ein Anspruch der Bewerber auf eine Nachforderung von Unterlagen besteht nicht.

siehe Vergabeunterlagen