Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

uns erreichte ein weiteres Rügeschreiben eines Bieters zur Fristenterminierung und den Vertragslaufzeiten, weshalb folgende Änderungen bzw. Klarstellungen getroffen werden.

- In den Vergabeunterlagen befanden sich aufgrund von Übertragungsfehlern widersprüchliche Angaben zu den Vertragslaufzeiten. Diese wurden nun in den Unterlagen einheitlich auf einen Leistungsbeginn am 01.01.2027 und ein Vertragsende am 31.12.2030 als feste Rahmenwerte festgelegt. Rein vorsorglich wird an dieser Stelle bestimmt, dass diese Daten maßgeblich sind und ggf. in den Vergabeunterlagen genannte anderslautende Daten nicht dem aktuellsten Stand entsprechen.
- Es wird darauf hingewiesen, dass die Zuschlagsfrist bereits im Zuge der letztmaligen Aktualisierungen der Verfahrensangaben vom 30.10.2026 auf den 13.11.2026 verschoben wurde. Dies ist die maßgebliche Frist, ab welcher sich die Vorlaufzeit für eine Leistungserbringung ab dem 01.01.2027 bemisst. Im Falle unvorhergesehener Verfahrensverzögerungen werden aktualisierte Fristen zum frühestmöglichen Zeitpunkt kommuniziert. Der Stadt Essen ist hierbei wichtig zu betonen, dass das Erfordernis einer solchen Vorlaufzeit bekannt ist und entsprechende Berücksichtigung finden wird, sodass insbesondere den prospektiven Auftragnehmern in keiner Weise ein vertraglicher Schaden entstehen wird.
- Eine widersprüchliche Angabe des Zeitpunkts, an dem der Dienstplan des Folgemonats vorzulegen ist, wurde dahingehend harmonisiert, dass die maßgebliche Bestimmung nun lautet, dass dieser jeweils bis zum letzten Werktag des Vor-Vormonats vorzulegen ist. Aufgrund der verfahrensbedingten kurzen Vorlaufzeit sind die Dienstpläne der ersten beiden Leistungsmonate 14 Tage vor Leistungsbeginn vorzulegen.
- Zur Berücksichtigung dieser neuen Informationen wird die Angebotsfrist auf den 20.10.2026, 14:00 Uhr verlängert.

Ich bitte um Kenntnisnahme und Berücksichtigung dieses neuen Kenntnisstandes im Falle einer etwaigen Angebotserstellung.

Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

in Ergänzung zur Kommunikationsnachricht vom 01.10.2026 zu vorgebrachten Rügepunkten steht zudem die Beantwortung einer Bieterfrage aus der Kommunikationsnachricht vom 25.09.2026. Hierbei handelte es sich um Frage 14:

"Zur Erstellung einer belastbaren wirtschaftlichen Kalkulation bitten wir um Bereitstellung der Einsatzstatistiken der beiden ausgeschriebenen Intensivtransportwagen für die Kalenderjahre 2023, 2024 und 2025 sowie für das laufende Kalenderjahr 2026, soweit entsprechende Daten bereits vorliegen.
Die Angaben werden nach Möglichkeit getrennt für Los 1 und Los 2 erbeten.
Insbesondere bitten wir um Mitteilung der folgenden Daten:
a) Anzahl der durchgeführten Einsätze pro Kalenderjahr, möglichst getrennt nach Intensivtransporten und primären Notarzteinsätzen.
b) Durchschnittliche Einsatzdauer sowie die jeweilige jährliche Gesamteinsatzzeit.
c) Anzahl und Dauer der Einsätze während des regulären Anwesenheitsdienstes und während der nächtlichen Bereitschaftszeit, insbesondere für Los 1.
d) Anzahl der Einsätze während der Bereitschaftszeit, möglichst getrennt nach Werktagen sowie Sonn- und Feiertagen.
e) Anzahl der Fälle, in denen es aufgrund laufender Einsätze zu einer Überschreitung der regulären Dienstzeiten gekommen ist, einschließlich der hierdurch entstandenen zusätzlichen Einsatzstunden.
f) Durchschnittliche Anzahl der Einsätze je 24-Stunden-Dienst bei Los 1 beziehungsweise je zwölfstündigem Dienst bei Los 2.
Die vorgenannten Angaben sind insbesondere für die Kalkulation der erforderlichen Personalvorhaltung, die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitsbelastung sowie die Bemessung der
angebotenen Tages- und Stundensätze von Bedeutung.
Wir bitten daher um Bereitstellung der entsprechenden Einsatzstatistiken."

Bedauerlicherweise teilt die zuständige Fachstelle der Feuerwehr Essen mit, dass die angefragten Daten aktuell aus organisatorisch-technischen Gründen nicht zusammengestellt werden können. Es wird zwar gegenwärtig an einer Lösung des zuvorderst informationstechnologischen Problems gearbeitet, jedoch kann keine Gewähr dafür übernommen werden, dass diese Daten bis zur Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden können.

Ich bitte, dies zu entschuldigen und hoffe diesbezüglich auf Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

als Reaktion auf die Beantwortung von Bieterfragen am 28.09.2026 erreichte uns die Rüge eines Bieters, zu dessen inhaltlichen Einwänden die Stadt Essen folgendermaßen Stellung bezieht.


1.) "Unzureichende Zeit zur Kalkulationsanpassung nach wesentlicher Änderung der Vergabeunterlagen (Verstoß gegen § 20 Abs. 3 VgV, § 97 Abs. 1 GWB)
Mit Antwort vom 28.09.2026 auf eine Bieterfrage wurde bestätigt, dass für Los 1 entgegen dem bis dahin vorliegenden Vertragsmuster und Preisblatt kein 12-stündiger Anwesenheitsdienst mit anschließendem 12-stündigem Bereitschaftsdienst, sondern ein durchgehender 24-stündiger Anwesenheitsdienst gilt. Es wurde eingeräumt, dass das bisherige Vertragsmuster "fälschlicherweise einen veralteten Stand" auswies. Erst am 28.09.2026 wurden korrigierte Fassungen von Rahmenvertrag und Preisblatt zu Los 1 bereitgestellt.
Der Wechsel von einem Modell aus Anwesenheits- und Bereitschaftsdienst zu einem durchgehenden 24-Stunden-Anwesenheitsdienst stellt eine wesentliche, unmittelbar kalkulationsrelevante Änderung dar: Die erforderliche Personalvorhaltung, die Schichtplanung und damit die Grundlage für die Bemessung der Tages- und Stundensätze ändern sich grundlegend. Eine solche Änderung erfordert nach § 20 Abs. 3 VgV eine angemessene Verlängerung der Angebotsfrist, damit alle Bieter ausreichend Zeit haben, ihre Kalkulation entsprechend anzupassen.
Im vorliegenden Fall verbleiben zwischen der Bereitstellung der korrigierten Unterlagen (28.09.2026) und dem Ablauf der Angebotsfrist (02.10.2026, 14:00 Uhr) lediglich rund vier Werktage. Dies ist nach unserer Einschätzung nicht ausreichend, um eine grundlegend geänderte Personal- und Kostenkalkulation für einen mehrjährigen Vertrag seriös zu erstellen. Damit liegt zugleich ein Verstoß gegen das aus § 97 Abs. 1 GWB folgende Gebot vor, allen Bietern eine faire und gleiche Möglichkeit zur Angebotskalkulation einzuräumen.
Wir fordern eine angemessene Verlängerung der Angebotsfrist, die den Bietern eine vollständige Neukalkulation auf Grundlage der korrigierten Unterlagen ermöglicht."

Antwort: Um den interessierten Bietern ausreichend Zeit zu einer Neukalkulation ihrer Angebotspreise unter Berücksichtigung der geänderten Vergabeunterlagen zu gewähren, wird die Angebotsfrist um zwei Wochen verlängert. Die aktualisierte Angebotsfrist endet folglich am 16.10.2026, 14:00 Uhr.


2.) "Unbestimmte und nicht verbindlich geregelte Vorlaufzeit zwischen Zuschlagserteilung und Leistungsbeginn (Verstoß gegen § 121 Abs. 1 GWB, § 97 Abs. 1 und Abs. 2 GWB)
Gemäß Ziff. 1.2 des Bieterleitfadens sowie § 2 der Rahmenverträge zu Los 1 und Los 2 beginnt der Leistungs- bzw. Ausführungszeitraum "unmittelbar am Tag nach der Zuschlagserteilung". Eine Vorlaufzeit zur Herstellung der personellen und organisatorischen Einsatzbereitschaft - insbesondere zur Absolvierung des in Ziff. 4.2 der Leistungsbeschreibung vorgesehenen Einweisungstags nach den Vorgaben des Ärztlichen Leiters Rettungsdienst der Stadt Essen sowie zur Beibringung der arbeitsmedizinischen Untersuchungen (G 42) - ist in den Vergabeunterlagen nicht vorgesehen.
Auf entsprechende Nachfrage wurde lediglich mitgeteilt, dass der nächste Einweisungstermin voraussichtlich am 02.12.2026 stattfindet und ein Vertragsbeginn im Einzelfall nach Absolvierung dieser Einweisung vereinbart werden "kann". Eine ausdrückliche, für alle Bieter gleichermaßen geltende Regelung wurde trotz entsprechender Nachfrage eines weiteren Bieters, der konkret eine Vorlaufzeit von sechs Wochen sowie eine verbindliche Anpassung der Vergabeunterlagen angeregt hatte, nicht in die Vergabeunterlagen aufgenommen; es wurde lediglich auf die vorgenannte Einzelfallantwort verwiesen.
Diese Verfahrensweise genügt nicht den Anforderungen des § 121 Abs. 1 GWB, wonach die Vergabeunterlagen eindeutig und erschöpfend zu formulieren sind, damit alle Bieter sie im gleichen Sinne verstehen und ihre Angebote - insbesondere die Personal- und Vorbereitungsplanung - hierauf verlässlich aufbauen können. Eine bloße, unverbindlich gehaltene Kann-Regelung in einer Bieterfragenantwort ersetzt nicht die gebotene eindeutige Regelung in den Vergabeunterlagen selbst. Zugleich liegt ein Verstoß gegen § 97 Abs. 1 und Abs. 2 GWB nahe: Ohne eine für alle Bieter gleichermaßen verbindliche Vorlaufzeit werden Bieter, die die Leistung noch nicht erbringen und deren Personal die geforderte Einweisung noch nicht absolviert hat, gegenüber einem etwaig bereits im System eingearbeiteten Anbieter strukturell benachteiligt.
Wir fordern, dass eine angemessene und für alle Bieter verbindlich geltende Vorlaufzeit zwischen Zuschlagserteilung und tatsächlichem Leistungsbeginn ausdrücklich in den Bieterleitfaden sowie die Rahmenverträge aufgenommen wird."

Antwort: Um dem Auftragnehmer ausreichend Vorlaufzeit zur Herstellung der personellen und organisatorischen Einsatzbereitschaft einzuräumen wird der Leistungsbeginn einheitlich auf den 01.01.2027 verschoben. Der Vertrag endet nunmehr am 31.12.2030.


Wir hoffen, mit diesen Maßnahmen angemessene Verfahrensbedingungen für alle Beteiligten geschaffen zu haben und bitten um Berücksichtigung der aktualisierten Informationen im Falle einer Angebotserstellung.

Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

zu unseren Antworten auf die Bieterfragen vom 25.09.2026 erreichten uns zwei Rückfragen, deren Antwort nachfolgend dokumentiert wird.

1.) "Bewertung der Personalqualität bei Abgabe einer Eigenerklärung
Gemäß Ihrer Antwort auf Bieterfrage 10 wird bei noch nicht vorhandenem ärztlichem Personal mit Angebotsabgabe eine verbindliche Eigenerklärung zur Erfüllung sämtlicher Personal- und Qualifikationsanforderungen akzeptiert. Gleichzeitig erfolgt die Bewertung des Zuschlagskriteriums "Qualität des eingesetzten ärztlichen Personals" gemäß Ziffer 4.2.2 des aktualisierten Bieterleitfadens anhand der Angaben zu den benannten Ärztinnen und Ärzten.
Wir bitten daher um Mitteilung, wie ein Angebot bei diesem Zuschlagskriterium bewertet wird, wenn der Bieter von der zugelassenen Möglichkeit einer Eigenerklärung Gebrauch macht und zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch keine Ärztinnen und Ärzte namentlich benennt. Insbesondere bitten wir um Klarstellung, ob und auf welcher Grundlage ein solches Angebot Wertungspunkte erhält."

Antwort: Die Bewertung des Zuschlagskriteriums gem. Ziff. 4.2.2 des Bieterleitfadens erfolgt im oben geschilderten Falle anhand der eingereichten Eigenerklärungen über die Qualifikationen des Personals, welches er einzusetzen beabsichtigt. Hierbei ist zu beachten, dass diese einen verbindlichen Charakter haben, d.h. der Bieter ist im Auftragsfall daran gebunden, entsprechend qualifiziertes Personal einzusetzen und ist im Zweifelsfall haftungspflichtig gegenüber der Auftraggeberin. Es ist folglich auf eine realistische Einschätzung zu achten.


2.) "Vergütung des 24-stündigen Anwesenheitsdienstes - Los 1
Gemäß Ihrer Antwort auf Bieterfrage 1 ist für Los 1 ein 24-stündiger Anwesenheitsdienst am Standort des ITW vorgesehen. Das Vertragsmuster weist insoweit einen veralteten Stand auf. Das Preisblatt unterscheidet jedoch weiterhin zwischen einem zwölfstündigen Anwesenheitsdienst und einem zwölfstündigen Bereitschaftsdienst sowie einer zusätzlichen Vergütung für tatsächliche Einsätze während der Bereitschaftszeit.
Wir bitten um Bestätigung, ob diese Preispositionen trotz der nunmehr vorgesehenen 24-stündigen Anwesenheitspflicht unverändert gelten und der gesondert angebotene Bereitschaftsdienstsatz sowie gegebenenfalls die zusätzliche Einsatzvergütung weiterhin abgerechnet werden können. Ferner bitten wir um Mitteilung, ob der Rahmenvertrag und gegebenenfalls das Preisblatt entsprechend angepasst werden."

Antwort: Im Zuge der Beantwortung der Bieterfragen vom 25.09.2026 wurde versäumt, den Vertragsentwurf und das Preisblatt zu Los 1 in einer aktualisierten Version zur Verfügung zu stellen. Diese finden Sie nun unter dem Reiter "Vergabeunterlagen". Ich bitte, dieses Missgeschick zu entschuldigen.


Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns erreichten weitere Bieterfragen, deren Antworten nachstehend dokumentiert sind.


1.) "Die Leistungsbeschreibung enthält unter Punkt 2.1 die Aussagen "der Auftrag umfasst die ärztliche Besatzung ... an 24 Stunden pro Tag..." und "diese umfasst einen Anwesenheitsdienst am Standort...", dass es sich nach der Leistungsbeschreibung um einen 24 Stunden "Anwesenheitsdienst" handelt.
Hier besteht eine Diskrepanz zu dem beigefügten Vertragsmuster § 3 Abs. 1 und dem beigefügten Preisblatt, die zwischen Anwesenheitsdienst und Bereitschaftsdienst von jeweils 12 Stunden unterscheiden
Im Rahmen der vorangegangenen Ausschreibung Vergabe-Nr. V-2022-0012 / Los 1 war auch in der Leistungsbeschreibung eine 12 Stunden Anwesenheitspflicht sowie eine 12 Stunden Bereitschaft angegeben und vereinbart.
Gelebt wird aktuell zudem eine werktägliche Anwesenheit von 8 Stunden mit 16 Stunden Bereitschaft und an Wochenenden eine 24 Stunden Bereitschaft.
Wir bitten insoweit um Klarstellung, was der Auftraggeber beabsichtigt, da dies erhebliche Auswirkungen auf die Kalkulation haben wird."

Antwort: Die Formulierung aus Ziff. 2.1 der Leistungsbeschreibung ist die seitens der Feuerwehr Essen beabsichtigte. Das Vertragsmuster weist hier fälschlicherweise einen veralteten Stand aus.


2.) "Unter 3.1 des Bieterleitfadens ist eine "Eintragung im Berufsregister" und eine "Eintragung im Handelsregister" als Befähigungs- und Erlaubnisnachweis angesprochen. Unter dem entsprechenden Punkt in der Anlage 3 erscheint die Frage nach der Handelsregistereintragung nur als Unterpunkt der Eintragung ein "Berufsregister". Nutzt die Ausschreibung die Begriffe synonym, oder beziehen sich die Anfragen auf unterschiedliche "Register" und falls ja, welches "Berufsregister" neben dem Handelsregister ist hier konkret gemeint?"

Antwort: Die Begrifflichkeiten werden synonym verwendet. Es ist lediglich die Angabe des Handelsregisters erforderlich.


3.) "Unter Ziffer 2. der Anlage 3 ist unter anderem nach der Nationalität des "Eigentümers" gefragt. Wie ist dieser Punkt ordnungsgemäß auszufüllen, wenn der Bewerber als Anstalt des öffentlichen Rechts keinen Eigentümer, sondern nur einen Träger hat und dieser Träger als öffentliche-rechtliche Gebietskörperschaft keine Nationalität oder Staatsangehörigkeit besitzt? Reicht die Angabe des Trägers aus?"

Antwort: Hier reicht die Angabe, dass es sich um einen deutschen Träger handelt aus.


4.) "Im Bieterleitfaden steht unter Ziffer 4.2.2, dass bei der Bewertung des zur Erfüllung der Aufgabe eingesetzten Personals maximal 3 Punkte erreicht werden können. Die Erfüllungsgrade sind aber mit "0", "1"und "2" bezeichnet.
a) Werden die Erfüllungsgrade abweichend von ihrer Bezeichnung mit 1, 2 oder 3 Punkten (individuell je Ärztin/Arzt) bewertet, oder ist die Punktvergabe anders geregelt und falls ja, wie?
b) Bei "Erfüllungsgrad 1" steht als Anforderung and die Ärztinnen und Ärzte "... mit aktueller Berufserfahrung ...", bei den Erfüllungsgraden 0 und 2 aber "... mit aktueller Notarzteinsatzerfahrung...". Handelt es sich hier um unterschiedliche Anforderungen, oder nur um eine sprachliche Abweichung?
Falls unterschiedliche Anforderungen aufgestellt sind, wie verhalten sich dann "aktuelle Berufserfahrung", "aktuelle Notarzteinsatz-Erfahrung" und "aktiver Notarzt/Notärztin mit mindestens einjähriger Einsatzerfahrung ..." nach der Leistungsbeschreibung Ziffer 4.2.5 zueinander?
Falls Ziffer 4.2.5 der Leistungsbeschreibung die "aktuelle Berufserfahrung" definiert, welches "mehr" ist dann für die "aktuelle Notarzteinsatz-Erfahrung" gefordert?
Oder falls Ziffer 4.2.5 der Leistungsbeschreibung die "aktuelle Notarzteinsatz-Erfahrung" definiert, welches "weniger" stellt dann eine "aktuelle Berufserfahrung" dar, die trotzdem die Anforderungen nach der Leistungsbeschreibung erfüllt?"

Antwort:
a) Hier handelt es sich um einen Übertragungsfehler aus einer veralteten Arbeitsversion. Die Bewertung der Erfüllungsgrade erfolgt, wie korrekt angenommen, mit 1, 2 und 3 Punkten.
b) Auch hier liegt ein Übertragungsfehler vor. Alle Punkte stellen auf aktuelle ärztliche Tätigkeiten in der Notfallversorgung ab. Diese müssen von jedem Mitarbeiter unabhängig voneinander erfüllt werden.
Eine entsprechend überarbeitete Version des Bieterleitfadens findet sich unter dem Reiter "Vergabeunterlagen".


5.) "Nach der Berechnung der Wertung für den Angebotspreis kann hier rechnerisch ein negativer Punktwert als Ergebnis erfolgen, wenn der zu bewertende Preis mehr als doppelt so hoch ist wie der niedrigste Preis. Ist dies gewollt, oder ist hier der Punktwert auf minimal 0 begrenzt?"

Antwort: Der Minimalwert ist auf 0 Punkte begrenzt. Negative Punktwerte werden nicht vergeben.


6.) "gemäß Ziff. 1.2 des Bieterleitfadens ist der Leistungszeitraum wie folgt angegeben: "nach Zuschlagserteilung bis 31.10.2030". Während das Ende des Leistungszeitraums damit eindeutig definiert ist, bleibt offen, zu welchem konkreten Zeitpunkt bzw. nach welcher Frist ab Zuschlagserteilung die Leistung tatsächlich aufgenommen werden muss.
Für die Aufnahme der Leistung sind seitens des Auftragnehmers verschiedene vorbereitende Schritte erforderlich, die einen gewissen zeitlichen Vorlauf benötigen, u.a. die Sicherstellung der personellen Voraussetzungen nach Ziff. 4.2 der Leistungsbeschreibung, einschließlich des dort vorgesehenen Einweisungstags nach den Vorgaben des Ärztlichen Leiters Rettungsdienst der Stadt Essen, sowie die Vorlage der arbeitsmedizinischen Untersuchungen (G 42) und der Personalliste. Diese Voraussetzungen lassen sich nicht kurzfristig, sondern nur mit einem angemessenen zeitlichen Vorlauf zuverlässig erfüllen.
Ohne eine klar definierte und angemessene Vorlaufzeit zwischen Zuschlagserteilung und tatsächlichem Leistungsbeginn besteht die Gefahr, dass Bieter, die die Leistung noch nicht erbringen, gegenüber einem etwaig bereits eingearbeiteten bzw. im System befindlichen Anbieter strukturell benachteiligt werden, da Letzterer die genannten Voraussetzungen unter Umständen bereits erfüllt und nahtlos ab Zuschlag liefern könnte. Eine zu kurz bemessene oder gänzlich unbestimmte Vorlaufzeit würde damit faktisch den Kreis der Bieter einschränken, die die Leistung fristgerecht und vollumfänglich aufnehmen können."

Antwort: Der nächste gem. Ziff. 4.2 der Leistungsbeschreibung vorgesehene Einweisungstag des Essener Rettungsdienstes wird voraussichtlich am 02.12.2026 stattfinden. Für den Fall, dass das Personal des prospektiven Auftragnehmers diesen Einweisungstag zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht absolviert hat, kann ein Vertragsbeginn zeitlich nach Absolvierung jener Einweisung vereinbart werden. Die Vorlage der arbeitsmedizinischen Untersuchung G 42 liegt hingegen im Verantwortungsbereich des Bieters.


7.) "Ziffer 4.2.2 stellt die Qualität des einzusetzenden ärztlichen Personals als Bewertungs-/Zuschlagskriterium dar.
a) Welche Nachweise erwartet der AT hier? Wie ist die "aktuelle Notarzteinsatzerfahrung" nachgewiesen und wie wird nachgewiesen, dass diese "an einem Krankenhaus in einer deutschen Großstadt mit Teilnahme an der Notfallrettung" erworben wurde.
b) Sind darüber hinaus die fachlichen Voraussetzungen nach Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung bereits bei der Bewerbung für alle einzusetzenden Ärztinnen und Ärzte nachzuweisen? Falls ja, welche Nachweise werden hier als ausreichend erachtet? Reicht für den Nachweis der Ziffern 1, 2 und 5 die Vorlage der Erlaubnis zum Führen der Zusatzbezeichnung "Intensivmedizin"? Wie ist Ziff. 4 (aktuelle Einsatzerfahrung) nachzuweisen? Ist für Ziff. 7 (Einweisung durch AT) bei der Bewerbung ein Nachweis überhaupt erforderlich?"

Antwort:
a) Die erforderlichen Nachweise sind durch Vorlage der Approbation, Fortbildungsnachweise mit Zusatzbezeichnung Notfallmedizin und aktuelle Rettungsdienstfortbildungen zu erbringen.
b) Sofern das entsprechende Personal bereits vorhanden ist, sind die fachlichen Voraussetzungen bereits mit Angebotsabgabe nachzuweisen. Andernfalls ist eine verbindliche Eigenerklärung abzugeben (s. hierzu auch Frage 10).
Die Vorlage der Erlaubnis zum Führen der Zusatzbezeichnung "Intensivmedizin" ist ausreichend.
Die aktuelle Einsatzerfahrung ist mittels Eigenerklärungen nachzuweisen, wobei sich die Stadt Essen Stichpunktprüfungen vorbehält.
Hinsichtlich der Einweisung durch den Aufgabenträger ist kein gesonderter Nachweis erforderlich, da die Absolvierung durch hausinterne Dokumentationen nachvollzogen werden kann.


8.) "In Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung wird hinsichtlich der fachlichen und gesundheitlichen Eignung des ärztlichen Personals auf § 3 Abs. 4 Satz 2 RettG NRW verwiesen.
Wir bitten um Klarstellung, ob hinsichtlich der notärztlichen Qualifikationsanforderungen ergänzend beziehungsweise stattdessen auf § 4 Abs. 3 RettG NRW Bezug genommen werden soll."

Antwort: Hierbei handelt es sich offensichtlich um einen Zahlendreher. Es soll auf § 4 Abs. 3 RettG NRW Bezug genommen werden.


9.) "Gemäß Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung wird für die eingesetzten ITW-Ärztinnen und ITW-Ärzte unter anderem die Zusatzbezeichnung Notfallmedizin vorausgesetzt.
Nach § 4 Abs. 3 RettG NRW ist für den Einsatz in der Notfallrettung auch der Fachkundenachweis
Rettungsdienst einer Ärztekammer als Qualifikationsnachweis vorgesehen.
Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klarstellung, ob für die ausgeschriebene Leistung neben der Zusatzbezeichnung Notfallmedizin auch ein gültiger Fachkundenachweis Rettungsdienst einer deutschen Ärztekammer anerkannt werden kann, sofern die betreffende Ärztin beziehungsweise der betreffende Arzt sämtliche weiteren in der Leistungsbeschreibung geforderten fachlichen und intensivmedizinischen Voraussetzungen erfüllt.
Sollte dies nicht vorgesehen sein, wären wir Ihnen für eine kurze Erläuterung der zugrunde liegenden fachlichen Anforderungen dankbar."

Antwort: Ein Fachkundenachweis Rettungsdienst kann nicht anerkannt werden, da die Zusatzbezeichnung Notfallmedizin die fachlich höheren Anforderungen stellt und darüber hinaus die Ausbildungsdauer in Theorie und Praxis länger ist. Aufgrund der sensiblen Patientengruppe wird daher an der gewählten Anforderung festgehalten.


10.) "Gemäß Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung sind die Qualifikationsnachweise des einzusetzenden ärztlichen Personals bereits mit Angebotsabgabe vorzulegen.
Diese Anforderung kann insbesondere den bisherigen Leistungserbringer sowie Krankenhäuser begünstigen, die bereits über einen entsprechend qualifizierten Ärztepool verfügen. Andere geeignete Unternehmen, die das Personal erst für den konkreten Auftrag gewinnen müssen, könnten hierdurch im Wettbewerb benachteiligt werden.
Wir bitten daher um Prüfung, ob mit Angebotsabgabe eine verbindliche Eigenerklärung zur Erfüllung sämtlicher Personal- und Qualifikationsanforderungen ausreicht und die namentliche Benennung sowie die vollständigen personenbezogenen Nachweise erst vor dem jeweiligen ersten Einsatz vorzulegen sind.
Die medizinischen und fachlichen Anforderungen würden hiervon unberührt bleiben. Soweit erforderlich, bitten wir auch um entsprechende Anpassung der Vorgaben zur Bewertung der Personalqualität."

Antwort: Sofern seitens des Bieters zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch kein entsprechend qualifiziertes Personal vorhanden ist, wird auch eine verbindliche Eigenerklärung zur Erfüllung sämtlicher Personal- und Qualifikationsanforderungen akzeptiert. Eine Vorlage der entsprechenden Benennungen und Nachweise vor Einsatzbeginn ist jedoch obligatorisch.


11.) "Gemäß § 2 der Rahmenverträge zu Los 1 und Los 2 beginnt der Ausführungszeitraum unmittelbar am Tag nach der Zuschlagserteilung.
Vor dem Hintergrund der umfangreichen personellen und organisatorischen Anforderungen an die Leistungserbringung bitten wir um Prüfung, ob zwischen Zuschlagserteilung und Leistungsbeginn eine angemessene Vorbereitungszeit vorgesehen werden kann.
Insbesondere sind vor Aufnahme der Tätigkeit die vollständige ärztliche Dienstbesetzung einschließlich der erforderlichen Ausfallreserven sicherzustellen, sämtliche Qualifikations- und Eignungsnachweise vorzulegen sowie die vorgeschriebenen Einweisungen der eingesetzten Ärztinnen und Ärzte durchzuführen.
Hierzu gehört insbesondere der gemäß Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung erforderliche Einweisungstag nach den Vorgaben des Ärztlichen Leiters Rettungsdienst der Stadt Essen.
Die Erfüllung sämtlicher Anforderungen unmittelbar am Tag nach der Zuschlagserteilung setzt voraus, dass die vollständige personelle und organisatorische Einsatzbereitschaft bereits vor einer verbindlichen Auftragserteilung hergestellt wird.
Dies kann insbesondere für Unternehmen, die die ausgeschriebenen Leistungen bislang nicht erbringen, mit einem erheblichen organisatorischen und wirtschaftlichen Vorbereitungsaufwand
verbunden sein.
Vor dem Hintergrund der Grundsätze des Wettbewerbs und der Verhältnismäßigkeit gemäß § 97 Abs. 1 und 2 GWB bitten wir daher um Prüfung, ob eine angemessene Vorbereitungszeit zwischen
Zuschlagserteilung und Leistungsbeginn vorgesehen werden kann.
Wir schlagen vor, den Beginn der Leistungserbringung frühestens sechs Wochen nach Zuschlagserteilung festzulegen.
Alternativ bitten wir um Mitteilung, ob seitens der Auftraggeberin ein fester Leistungsbeginn unter Berücksichtigung einer entsprechenden Vorbereitungszeit vorgesehen werden kann.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass sämtliche fachlichen, personellen und organisatorischen Voraussetzungen bei Aufnahme der Leistungserbringung vollständig erfüllt werden können und eine unterbrechungsfreie ärztliche Besetzung der Intensivtransportwagen gewährleistet ist.
Wir bitten um entsprechende Prüfung und Klarstellung beziehungsweise Anpassung der Vergabeunterlagen."

Antwort: Diesbezüglich wird auf die Antwort zu Frage 6 verwiesen.


12.) "Bei der Gegenüberstellung der aktualisierten Leistungsbeschreibung und der jeweiligen Rahmenverträge ergeben sich Unterschiede hinsichtlich der vorgesehenen Dienstzeiten und Anwesenheitspflichten.
Für Los 1 sieht Ziffer 2.1 der aktualisierten Leistungsbeschreibung eine ärztliche Besetzung über 4 Stunden täglich in Form eines Anwesenheitsdienstes am Standort des Intensivtransportwagens vor.
Demgegenüber unterscheidet § 3 Abs. 1 des Rahmenvertrags zu Los 1 zwischen einem zwölfstündigen Anwesenheitsdienst von 07:30 bis 19:30 Uhr und einer anschließenden Bereitschaftszeit.
Für Los 2 sieht Ziffer 2.2 der aktualisierten Leistungsbeschreibung eine reguläre Dienstzeit von 07:00 bis 19:00 Uhr sowie bei laufenden Einsätzen eine mögliche Dienstverlängerung bis 22:00 Uhr vor. Der Rahmenvertrag zu Los 2 nennt dagegen Dienstzeiten von 07:30 bis 19:30 Uhr und eine mögliche Dienstverlängerung bis 22:30 Uhr.
Wir bitten daher um Klarstellung, welche Dienstzeiten und Anwesenheitspflichten für die Leistungserbringung und die Angebotskalkulation in den jeweiligen Losen verbindlich zugrunde zu legen sind.
Insbesondere bitten wir für Los 1 um Mitteilung, ob sich die eingesetzten Ärztinnen und Ärzte während der gesamten 24-stündigen Dienstzeit am Standort des ITW aufhalten müssen oder ob während der Bereitschaftszeit eine Unterbringung außerhalb der Wache zulässig ist, sofern die vertraglich vorgesehene Einsatzbereitschaft gewährleistet bleibt.
Sofern eine Anwesenheit am Standort erforderlich ist, bitten wir zudem um Mitteilung, ob geeignete Aufenthalts- und Ruheräume einschließlich einer Schlafmöglichkeit zur Verfügung gestellt werden."

Antwort: Diesbezüglich wird auf die Antwort zu Frage 1 verwiesen.


13.) "Das Preisblatt zu Los 1 sieht neben der Vergütung für den zwölfstündigen Bereitschaftsdienst eine zusätzliche Vergütung für tatsächlich geleistete Einsatzstunden während der Bereitschaftszeit vor.
Wir bitten um Klarstellung, wie die vergütungspflichtige Einsatzzeit ermittelt wird.
a) Beginnt diese bereits mit der Alarmierung des Arztes oder erst mit dem Abrücken des ITW?
b) Endet die vergütungspflichtige Einsatzzeit mit der Übergabe des Patienten, mit der Rückkehr des ITW an den Standort oder erst nach Abschluss sämtlicher einsatzbezogener Tätigkeiten einschließlich der erforderlichen Dokumentation?
c) Wird die zusätzliche Stundenvergütung für tatsächliche Einsätze während der Bereitschaftszeit
neben dem vereinbarten Tagessatz für den Bereitschaftsdienst gezahlt?
Wir bitten um eine entsprechende Erläuterung der vorgesehenen Abrechnungsmodalitäten."

Antwort:
a) Es steht dem Auftragnehmer frei, die Vergütung mit den Ärzten zu regeln (Anwesenheit vs. Bereitschaft + Einsatzvergütung).
b) Die Dokumentation ist Teil des Einsatzes und ist daher zu vergüten.
c) Dies ist zutreffend.


14.) "Zur Erstellung einer belastbaren wirtschaftlichen Kalkulation bitten wir um Bereitstellung der Einsatzstatistiken der beiden ausgeschriebenen Intensivtransportwagen für die Kalenderjahre 2023, 2024 und 2025 sowie für das laufende Kalenderjahr 2026, soweit entsprechende Daten bereits vorliegen.
Die Angaben werden nach Möglichkeit getrennt für Los 1 und Los 2 erbeten.
Insbesondere bitten wir um Mitteilung der folgenden Daten:
a) Anzahl der durchgeführten Einsätze pro Kalenderjahr, möglichst getrennt nach Intensivtransporten und primären Notarzteinsätzen.
b) Durchschnittliche Einsatzdauer sowie die jeweilige jährliche Gesamteinsatzzeit.
c) Anzahl und Dauer der Einsätze während des regulären Anwesenheitsdienstes und während der nächtlichen Bereitschaftszeit, insbesondere für Los 1.
d) Anzahl der Einsätze während der Bereitschaftszeit, möglichst getrennt nach Werktagen sowie Sonn- und Feiertagen.
e) Anzahl der Fälle, in denen es aufgrund laufender Einsätze zu einer Überschreitung der regulären Dienstzeiten gekommen ist, einschließlich der hierdurch entstandenen zusätzlichen Einsatzstunden.
f) Durchschnittliche Anzahl der Einsätze je 24-Stunden-Dienst bei Los 1 beziehungsweise je zwölfstündigem Dienst bei Los 2.
Die vorgenannten Angaben sind insbesondere für die Kalkulation der erforderlichen Personalvorhaltung, die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitsbelastung sowie die Bemessung der
angebotenen Tages- und Stundensätze von Bedeutung.
Wir bitten daher um Bereitstellung der entsprechenden Einsatzstatistiken."

Antwort: Die benötigten Zahlen werden gegenwärtig noch zusammengestellt und schnellstmöglich nachgeliefert.


15.) "Das Preisblatt zu Los 1 sieht für Einsätze während des Bereitschaftsdienstes einen kalkulatorischen Jahresumfang von 120 Stunden an Werktagen sowie 20 Stunden an Sonn- und Feiertagen vor.
Wir bitten um Mitteilung, ob diese Werte auf den tatsächlichen Einsatzstatistiken der vergangenen Jahre beruhen oder ausschließlich für Zwecke der Angebotswertung festgelegt wurden.
Sofern es sich um Erfahrungswerte handelt, bitten wir um Angabe des zugrunde liegenden Betrachtungszeitraums und der tatsächlichen Einsatzstunden in den einzelnen Kalenderjahren.
Für Los 2 bitten wir entsprechend um Erläuterung der Kalkulationsgrundlagen für die angesetzten
100 Überstunden sowie die zusätzlichen Besetzungstage.
Wir bitten um entsprechende Klarstellung, um die in den Preisblättern vorgesehenen Kalkulationsmengen bei der wirtschaftlichen Angebotskalkulation angemessen berücksichtigen zu können."

Antwort: In beiden Fällen handelt es sich um fiktive, jedoch durchaus realitätsgerechte Werte, die zum Zwecke der Vergleichbarkeit der Angebote festgesetzt wurden.


16.) "Die Preisblätter für Los 1 und Los 2 enthalten ausschließlich Preispositionen für die ärztliche
Besetzung der Intensivtransportwagen.
Gemäß Ziffer 3.2 der zusätzlichen Vertragsbedingungen sind grundsätzlich sämtliche Leistungen und Nebenkosten des Auftragnehmers in die angebotenen Preise einzukalkulieren.
Wir bitten um Bestätigung, dass neben den unmittelbaren ärztlichen Personalkosten auch sämtliche weiteren Kosten des Auftragnehmers, insbesondere Verwaltungskosten, Kosten für die Dienstplanung und das Ausfallmanagement, Versicherungs- und sonstige Sachkosten sowie ein angemessener kalkulatorischer Gewinn in die angebotenen Tages- und Stundensätze einzupreisen sind.
Ist die Verteilung dieser Kostenbestandteile auf die einzelnen Preispositionen des jeweiligen
Preisblattes dem Bieter freigestellt?

Antwort: Die Annahme kann bestätigt werden, es sind grundsätzlich alle anfallenden Kosten in die Tages-/Stundensätze ein zu kalkulieren. Die Verteilung ist hierbei dem Bieter freigestellt.


17.) "Die ausgeschriebene Leistungserbringung ist bis zum 31.10.2030 vorgesehen. Gemäß Ziffer 3.1 der zusätzlichen Vertragsbedingungen handelt es sich bei den angebotenen Preisen um Festpreise.
Vor dem Hintergrund der mehrjährigen Vertragslaufzeit bitten wir um Mitteilung, ob eine Anpassung der vereinbarten Vergütung bei nachweislichen Steigerungen der Personal- und Lohnnebenkosten, insbesondere aufgrund tarifvertraglicher oder gesetzlicher Veränderungen, vorgesehen ist.
Falls eine solche Anpassungsmöglichkeit bislang nicht vorgesehen ist, bitten wir um Prüfung, ob eine entsprechende Preisgleitklausel in die Vertragsunterlagen aufgenommen werden kann.

Antwort: Die Integration einer Preisgleitklausel ist bedauerlicherweise nicht möglich. Etwaige Preissteigerungen sind daher in den Festpreisen zu berücksichtigen.


18.) "Gemäß Ziffer 12.5 der zusätzlichen Vertragsbedingungen ist bei Zahlungsanweisung innerhalb von drei beziehungsweise vier Wochen ein Skontoabzug von 3 % beziehungsweise 2 % vorgesehen, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Die Rahmenverträge zu Los 1 und Los 2 sehen monatliche Abschlagszahlungen sowie eine quartalsweise Spitzabrechnung der tatsächlich erbrachten Leistungen vor.
Wir bitten um Bestätigung, dass die allgemeine Skontoregelung auf die im Rahmen der ausgeschriebenen ärztlichen Besetzung der Intensivtransportwagen vereinbarten Vergütungen keine Anwendung findet und die vertraglich vereinbarten Vergütungen ohne Skontoabzug ausgezahlt werden.

Antwort: Die Annahme, dass die allgemeine Skontoregelung keine Anwendung findet, ist zutreffend. Auf dem Formular "Angebotsvordruck" gibt es hierbei zusätzlich eine Möglichkeit, aus Bietersicht mögliche Skontoregelungen anzugeben.


Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns erreichten mehrere Bieterfragen, die ich Ihnen nachstehend gerne beantworten möchte.


1.) Gemäß Ziff. 3.3 des Bieterleitfadens ist zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit eine Referenz über einen vergleichbaren Auftrag nachzuweisen, wobei als vergleichbar ausschließlich ein Auftrag gilt, der "die Besetzung eines Intensivtransportwagens im kommunalen Rettungsdienst" umfasste. Aus Sicht eines interessierten Bieters engt diese Anforderung den Kreis der zugelassenen Bieter über das für die Auftragsdurchführung erforderliche Maß hinaus ein. Er bietet daher um Klarstellung, ob als vergleichbarer Referenzauftrag im Sinne von Ziff. 3.3 des Bieterleitfadens auch eine Referenz über die Gestellung von Notärztinnen/Notärzten im allgemeinen Notarztdienst anerkannt wird, sofern die referenzierten Ärztinnen/Ärzte über vergleichbare fachliche Qualifikationen verfügten bzw. verfügen.

Die Stadt Essen erkennt den kritisierten Aspekt als zutreffend an, weshalb die Anforderung in Ziff. 3.3 des Bieterleitfadens entsprechend angepasst wurde. Als vergleichbar gilt nunmehr ein Referenzauftrag, wenn er die Gestellung von Notärzten im allgemeinen Notarztdienst eines kommunalen Rettungsdienstes innerhalb der vergangenen zwei Jahre (Stichtag: 01.08.2024) umfasste.


2.) Nach Ziff. 3.3 des Bieterleitfadens ist "mind. eine" unternehmensbezogene Referenzleistung nachzuweisen. Im Formular Unternehmensangaben (Anlage 03, Ziff. 5), auf das Ziff. 3.3 des Bieterleitfadens ausdrücklich verweist, werden dagegen "mind. zwei vergleichbare Referenzaufträge" gefordert. Es wurde daher um Aufklärung gebeten, welche Anzahl an Referenzen tatsächlich maßgeblich ist, da sich die beiden Dokumente insoweit widersprechen.

Diesbezüglich muss seitens der Stadt Essen eingeräumt werden, dass es sich bei der Angabe im Formular Unternehmensangaben (Anlage 03) um einen Übertragungsfehler aus einer Arbeitsversion handelt, der in dieser Form nicht dem Willen der Auftraggeberin entspricht. Korrekt ist hingegen die Angabe, dass mindestens eine unternehmensbezogene Referenzleistung nachzuweisen ist. Die entsprechende Angabe in Anlage 03 wurde dahingehend korrigiert.


3.) Nach dem Bewertungsraster zum Zuschlagskriterium "Qualität des eingesetzten ärztlichen Personals" wird die höchste Wertungsstufe nur erreicht, wenn die benannten Notärztinnen/Notärzte aktuell an einem Essener Krankenhaus tätig sind, das zudem in das Notarztsystem der Stadt Essen eingebunden ist. Bereits die mittlere Wertungsstufe setzt eine aktuelle Tätigkeit an einem Essener Krankenhaus voraus. Ein interessierter Bieter moniert, dass der Kreis der Bieter, die die Zuschlagskriterien mit voller Punktzahl erfüllen können, faktisch auf Unternehmen beschränkt wird, die bereits im Essener Rettungsdienstsystem tätig sind. Bieter mit fachlich gleichwertig qualifizierten Notärztinnen/Notärzten aus anderen Städten oder Rettungsdienstbereichen werden dadurch strukturell benachteiligt, ohne dass hierfür ein Zusammenhang zur tatsächlichen medizinischen oder organisatorischen Eignung erkennbar ist. Er bittet um Prüfung, ob und inwiefern die genannten Kriterien angepasst werden können, um eine diskriminierungsfreie Bewertung unabhängig vom bisherigen örtlichen Tätigkeitsbereich der eingesetzten Ärztinnen und Ärzte sicherzustellen.

Auch diesem Einwand ist recht zu geben. Im Bewertungsraster aus Ziff. 4.2.2 des Bieterleitfadens wurden daher die Verweise auf die Essener Klinikstruktur gestrichen und dahingehend ersetzt, dass Erfüllungsgrad 1 nunmehr vorliegt, wenn eine Notärztin bzw. ein Notarzt aktuelle Berufserfahrung an einem Krankenhaus in einer deutschen Großstadt vorweisen kann und Erfüllungsgrad 2 gegeben ist, sobald eine Notärztin bzw. ein Notarzt aktuelle Notarzteinsatz-Erfahrung an einem Krankenhaus in einer deutschen Großstadt mit Teilnahme an der Notfallrettung nachweisen kann.


Unter dem Reiter "Vergabeunterlagen" befinden sich aktualisierte Versionen des Bieterleitfadens, der Leistungsbeschreibung sowie des Formulars Unternehmensangaben, in denen neben den oben beschriebenen Änderungen in Reaktion auf die betreffenden Bieterfragen zudem einige weitere kleinere Anpassungen seitens der Stadt Essen vorgenommen wurden. Sämtliche Änderungen sind farblich hervorgehoben. Bei einer etwaigen Angebotserstellung wird um entsprechende Berücksichtigung dieser neuen Informationen und Angaben gebeten.

Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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