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Sehr geehrte Damen und Herren,

da zum gegenwärtigen Zeitpunkt die Frist zur Urteilsfindung seitens der Vergabekammer ein weiteres Mal verlängert wurde, ist in der Folge auch eine Verschiebung der maßgeblichen Verfahrensfristen erforderlich. Diese gestalten sich zunächst wie folgt:

- Frist zur Einreichung von Bieterfragen: 18.06.2025
- Frist zur Beantwortung von Bieterfragen: 19.06.2025
- Angebotsfrist: 27.06.2025, 12:00 Uhr
- Zuschlags-/Bindefrist: 22.08.2025

Je nach Verfahrensentwicklung behält sich die Stadt Essen vor, eine abermalige Anpassung der Fristen vorzunehmen oder, wie bereits mitgeteilt, eine Verfahrensaufhebung durchzuführen.

Ich hoffe auf Ihr abermaliges Verständnis und verbleibe

mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Kommunikationsnachricht vom 22.01.2025 wurden Sie unter anderem darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsverfahren eingeleitet wurde und vor diesem Hintergrund die Angebotsfrist auf den 07.03.2025, 12:00 Uhr, zu verlängern war.
Nunmehr haben wir Kenntnis darüber, dass das Nachprüfungsverfahren noch andauern wird. Daher wird die vorgenannte Frist nicht einzuhalten sein.
Im Weiteren sehen wir es für erforderlich an die Angebotsfrist auf den 25.04.2025, 12:00 Uhr, zu verlängern, wobei wir uns je nach Verfahrensentwicklung vorbehalten eine abermalige Anpassung der Fristen vorzunehmen oder, wie bereits mitgeteilt, eine Verfahrensaufhebung durchzuführen.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Christian Lamers

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Sehr geehrte Damen und Herren,

es erreichte uns eine weitere Rüge, deren wesentliche Punkte nebst den Erwiderungen der Stadt Essen aus Gründen der Verfahrenstransparenz dem Bieterkreis nachfolgend kommuniziert werden sollen.

Zunächst wurde gerügt, dass es sich bei der Anforderung an vergleichbare Referenzleistungen im Rahmen des Eignungsnachweises, es müsse sich um ein Softwareprodukt handeln, welches auf einem iOS-Betriebssystem läuft (s. Abs. 3.3 des Bieterleitfadens), unzulässig sei. Hierzu ist anzumerken, dass Anforderungen an eine vergleichbare Referenz einen angemessenen inhaltlichen Bezug zum Auftragsgegenstand aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen müssen. Die vollständige Migration der digitalen Datenerfassung im Rettungsdienst der Feuerwehr Essen auf iOS-betriebene mobile Endgeräte markiert den wesentlichen Leistungskern der hiesigen Ausschreibung. Der damit einhergehende technisch-organisatorische Schwierigkeitsgrad der Auftragsleistung lässt sich durch eine Referenzleistung für ein auf alternativen Betriebssystemen basierendes Softwareprodukt nicht hinreichend abfragen. Folglich ist es für die Leistungserbringung unabdingbar, dass der Auftragnehmer über entsprechende technische und berufliche Erfahrungswerte verfügt. Vor diesem Hintergrund ist die betreffende Eignungsanforderung weder als unangemessen noch als unzulässig zu klassifizieren.

Ein weiterer Rügepunkt bezog sich auf die seitens der Stadt Essen gegebene Antwort auf Teil II, Frage 3 (2025-14-01_Beantwortung Bieterfrage, S. 4), dass eine Aufschlüsselung zusätzlicher Kostenpositionen im Rahmen der Beratungsleistungen (1.1.1) in Pos. "1. Mobile Datenerfassung RD" des Preisblatts (Anlage 02) in einem separaten Dokument erfolgen kann. Hierdurch sieht der Bieter das Transparenzgebot verletzt, da bei der Angebotsauswertung der tatsächlich angebotene Leistungsumfang nicht ersichtlich wird, falls eine solche Aufschlüsselung nicht erfolgt. Der entsprechende Passus in der Unterlage 2025-14-01_Beantwortung Bieterfrage wird dahingehend abgeändert, dass eine Aufschlüsselung zusätzlicher Kosten im Rahmen der Beratungsleistungen in einem separaten Dokument erfolgen muss.

Zuletzt wird vorgebracht, dass unklar sei, ob die Zeit nach Ablauf der 48 Monate Mindestvertragsdauer in die Wertung einfließt und ferner, ob eine Preisanpassung gem. Ziff. 8.5 EVB-IT Pflege S-AGB erst nach 48 Monaten oder bereits nach 12 Monaten erfolgen kann.
Der für die Wertung maßgebliche Angebotspreis ist (analog zur Berechnungsgrundlage aus § 3 VgV) für 48 Monate zu kalkulieren. Etwaige seitens des Bieters beabsichtigte Preisanpassungen nach 12 Monaten gem. Ziff. 8.5 EVB-IT Pflege S-AGB sind in diesem Angebotspreis bereits zu berücksichtigen. Die ersten 48 Monate der Vertragslaufzeit werden folglich gemäß dem Festpreis laut Pos. 1.1.3 des Preisblatts abgerechnet. Weitere Preisanpassungen können erst nach Ablauf der Mindestvertragsdauer von 48 Monaten vorgenommen werden. Zur Förderung der Transparenz wird diese Unterlage nachträglich in den Vergabeunterlagen ergänzt, sie findet sich als Anlage 12a fortan sowohl unter dem Reiter "Vergabeunterlagen" als auch im Anhang dieser Nachricht.

Da ferner in der Zwischenzeit ein Nachprüfungsantrag eingeleitet wurde, kann bis zum Abschluss des damit einhergehenden Prüfungsverfahrens der Vergabekammer kein Zuschlag erteilt werden. Um Ihnen eine adäquate Berücksichtigung der Ergebnisse des Nachprüfungsverfahrens zu ermöglichen, wird die maßgebliche Angebotsfrist zunächst um sechs Wochen bis zum voraussichtlichen Abschluss des Verfahrens auf den 07.03.2025, 12:00 Uhr verlängert. Die Stadt Essen behält sich vor, nach Verfahrensabschluss ggf. umfassende Änderungen der Leistungsbeschreibung, eine abermalige Verlängerung der Angebotsfrist oder eine Verfahrensaufhebung durchzuführen.

Ich bitte um Berücksichtigung der obenstehenden Informationen und hoffe auf Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

es erreichte uns eine Vielzahl an Bieterfragen, deren Antworten Sie übersichtshalber im angehängten Dokument finden.

Unter dem Reiter "Vergabeunterlagen" finden Sie außerdem aktualisierte Versionen der EVB-IT Verträge Typ B und S, der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung sowie des Bieterleitfadens mit neuen Informationen. Diese bitte ich, bei einer etwaigen Angebotserstellung zu berücksichtigen.

Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

da die Klärung eingegangener Bieteranliegen einen längeren Zeitraum beansprucht, müssen die Angebotsfrist und in der Folge alle übrigen Verfahrensfristen wie folgt verlängert werden:

Angebotsfrist: 24.01.2025, 12:00 Uhr
Versand der Vorabinformationen (§ 134 GWB): 20.02.2025
Zuschlags-/Bindefrist: 04.03.2025

Ich bitte um eine entsprechende Berücksichtigung der aktualisierten Verfahrensfristen bei einer etwaigen Angebotserstellung.

Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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Sehr geehrte Damen und Herren,

es erreichte uns die folgende Bieterfrage:

"in Ihrer Leistungsbeschreibung fordern Sie unter Kapitel 5 "Allgemeine Anforderungen an die Software" folgende Leistung: "Die Kosten für die Schnittstelle auf Seiten der Firma CKS sind Bestandteil der Ausschreibung und werden vom AG übernommen".

Wir möchten darauf hinweisen, dass die geforderte Kalkulation zur Implementierung, Pflege und Wartung von Schnittstellen zu Systemen anderer Softwareanbieter für die Bieter in der aktuellen Form nicht umsetzbar ist. Aus den folgenden Gründen bitten wir um eine Anpassung der Anforderungen:

- Fehlende Informationen und Abhängigkeit vom Auftraggeber: Für eine valide und transparente Kalkulation fehlen den Bietern die erforderlichen Informationen. Technische Maßnahmen, insbesondere Anpassungen am Einsatzleitsystem, können ausschließlich vom Anbieter des eingesetzten Leitstellen- oder Abrechnungssystems bzw. vom Auftraggeber selbst vorgenommen werden. Üblicherweise kalkulieren und bieten Bieter in vergleichbaren Ausschreibungen nur die Schnittstellenteile an, die sie selbst liefern. Hierzu sollten Schnittstellenbeschreibungen transparent allen Bietern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt werden.

- Gefahr von Wettbewerbsverzerrung: In einigen Fällen werden Schnittstellen zu Systemen gefordert, die von konkurrierenden Anbietern einer digitalen Einsatzdokumentation stammen. Dies birgt das Risiko von Wettbewerbsverzerrungen und der Benachteiligung einzelner Bieter.

- Vergaberechtliche Aspekte: Sollte eine Leistungserbringung durch den Leitstellensystemanbieter im Auftrag eines Bieters erfolgen, wäre dies vergaberechtlich als Nachunternehmereinsatz zu werten. Es muss dem Bieter freistehen, ob und welchen Nachunternehmer er einsetzt. Bieter können in diesem Zusammenhang keine Leistungen Dritter kalkulieren oder anbieten.

Wir bitten daher um eine eindeutige Klarstellung, dass die geforderten Schnittstellen von den Bietern lediglich bis zum "Übergabepunkt" anzubieten und zu errichten sind."

Seitens der Feuerwehr wurde die Leistungsbeschreibung nun an der fraglichen Stelle um die entsprechende Abgrenzung, bis zu welchem Punkt der Bieter die Schnittstellen einzupreisen hat, ergänzt. Die aktualisierte Version der Leistungsbeschreibung findet sich unter dem Reiter "Vergabeunterlagen" sowie im Anhang dieser Nachricht.

Falls sich hierzu weitere Rückfragen ergeben sollten, stehe ich Ihnen selbstverständlich weiterhin gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Lukas Kurth

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