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Sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen des Verfahrens sind nachfolgende Bieterfragen zum Leistungsverzeichnis eingegangen, die ich Ihnen in Rücksprache mit der Bedarfsstelle (Feuerwehr Essen) gerne beantworten möchte.

1. Wie viele Poolwagen sind buchbar? Sollen auch andere Objekte wie z.B. Anhänger buchbar sein?

Antwort:
Nach aktueller Planung sollen 90 Fahrzeuge und 10 Anhänger buchbar sein. Zudem sollen 110 Gebäudeschlüssel in Schlüsselschränken und 8 Tankkarten in der Fachanlage verwahrt werden.

2. Wie viele Objekte sollen über ein Rollen/Rechte System den Nutzern zur Verfügung stehen?

Antwort:
Die Gebäudeschlüssel und die Tankkarten in den Fachanlagen sollen über Rollen-Rechte-Systeme zur Verfügung gestellt werden.
Dementsprechend wären es 110 Gebäudeschlüssel im Schlüsselschrank und 8 Tankkarten in den Fachanlagen.

3. Bitte um Präzisierung der Anforderung zur Offline-Fähigkeit: Ist zwingend eine vollständige Offline-Funktionalität gefordert oder sind alternative Maßnahmen zur Ausfallsicherheit - zum Beispiel durch USV-Versorgung oder Mobilfunk-Fallback - ausreichend?

Antwort:
Die Abdeckung über USV und Mobilfunk ist leider nicht ausreichend. Als Teil der kritischen Infrastruktur muss die Schlüsselausgabe auch dann gewährleistet sein, wenn ein flächendeckender Stromausfall mit Ausfall der Mobilfunkversorgung vorliegt.
Wie im Punkt 2 des Leistungsverzeichnisses beschrieben, muss die Abgabe und Entnahme der Schlüssel mit dem letzten Stand der Datenbank möglich sein.

4. Schnittstellen sind vorhanden, welche Systeme sollen angebunden werden? Bitte mit genauer Schnittstellenbeschreibung.

Antwort:
Schnittstellen sind im Leistungsverzeichnis unter Punkt 2 beschrieben. Sowohl die Verwendung der genannten Transponder, als auch die REST bzw. SOAP Schnittstelle.

5. Ist die Anforderung erfüllt, wenn das Rechenzentrum der Telekom ISO27001 zertifiziert ist?

Antwort:
Wenn die Cloud im Rechenzentrum der Telekom gehostet ist, ist es ausreichend, wenn dieses ISO27001 zertifiziert ist.

6. Kann eine gemeinsame Systemgrundeinrichtung online erfolgen, unabhängig der Nutzer und Keyser Schulung vor Ort?

Antwort:
Ja, die Systemgrundeinrichtung kann online erfolgen.

7. Wie ist Ihre Vorstellung der weiteren Schulungen neuer Mitarbeiter, es ist nicht möglich dies bereits in ein Projekt zu kalkulieren, da es nicht klar ist von welchem Umfang wir sprechen. Reicht eine Train the Trainer Schulung oder ein Abruf Kontingent aus?

Antwort:
Wenn die Anwenderschulung aus dem Punkt 11 im Leistungsverzeichnis als Train the Trainer Schulung durchgeführt wird, ist dies ausreichend. Die Mitarbeiter müssen nach dieser Schulung als Multiplikator für die Anwendung befähigt sein.

8. Werden Tankkarten in denselben Fächern wie die Fahrzeugschlüssel übergeben und müssen diese auch RFID-Überwacht sein?

Antwort:
Tankkarten werden ausschließlich in den Fachanlagen aufbewahrt. Die Tankkarten müssen, wie im Punkt 2 des Leistungsverzeichnisses beschrieben, mit RFID-Klebeetiketten ausgestattet und einzeln überwacht werden können.

9. Bezüglich der Einzelaufstellung der Anlagen fordern Sie eine Anzahl Depots, von welcher ein Anteil bestückt mit Schlüsselring sein soll. Was ist damit gemeint?

Antwort:
Die Schlüsselschränke sollen ein robustes Gehäuse haben.
Um die Anlage gegebenenfalls noch einmal erweitern zu können soll ein Teil des Innenraumes dieses Gehäuses leer sein um eine Erweiterungsfähigkeit zu ermöglichen.
Die unter Punkt 4 im Leistungsverzeichnis beschriebenen Schlüsselschränke beschreiben immer die maximal mögliche Anzahl und die Anzahl der Depots, die bestückt und nutzbar sind. Eine Erweiterung ist nicht Teil der aktuellen Ausschreibung.
Beispiel BT 8:
"Schlüsselschrank mit 40 Depots davon 20 bestückt"
Dies bedeutet, dass der Schlüsselschrank eine Größe haben muss um 40 Depots aufnehmen zu können. Es sollen aber nur 20 Depots bestückt sein.

10. Was für Sicherheitskarten nutzen Sie, die Frage dient zur Ermittlung der optimalen Fächer?

Antwort:
Die Sicherheitskarten haben eine Größe von 65 mm x 35 mm.

11. Wie viele Stunden soll die USV überbrücken?

Antwort:
Die USV muss mindestens 2 Stunden überbrücken.

12. Können Sie die genaue Adresse der Aufbaustandorte mitteilen und Bilder der Standorte zur Verfügung stellen?

Antwort:
Die Adresse der Feuerwache Mitte lautet:
Eiserne Hand 45, 45139 Essen
Die Adresse des Bürogebäudes lautet:
Cathostraße 5, 45356 Essen

Das Anfertigen von Fotos ist aus Sicht der Feuerwehr wenig zielführend, da vermutlich nicht die von Ihnen benötigten Aspekte abgelichtet werden. Wie in Punkt 3 des Leistungsverzeichnisses beschrieben, können Ortsbesichtigungen organisiert werden bei denen eigene Fotos angefertigt werden können.

13. Bitte um genaue Definition von Gruppenbehältnissen?
o Workflow
o Funktion
o Handhabung

Antwort:
Unter Gruppenbehältnissen verstehen wir die beschriebenen Schlüsselschränke (Synonym).

14. Bitte um Präzisierung der Anforderung zur automatischen Öffnungs-/Schließfunktion: Ist eine automatische Entriegelung ausreichend oder müssen die Fächer nach der Entriegelung selbsttätig öffnen bzw. schließen?

Antwort:
Das Öffnen und Schließen der Fachanlage muss elektronisch erfolgen. Die rein elektronische Entriegelung ist leider nicht ausreichend.

15. In den Vergabeunterlagen wird auf Schubladen aus Kunststoff Bezug genommen. Ist dieses Material zwingend gefordert oder sind auch Schubladen bzw. Fächer aus alternativen Materialien wie Metall zugelassen, sofern alle funktionalen Anforderungen erfüllt werden?

Antwort:
Die Ausführung als Metallschublade ist ausreichend und stellt kein K.O. Kriterium dar.

16. Bezüglich der Anruffunktion über Schlüsselschrank: Ist es hier ausreichend eine eingeblendete Rufnummer einzublenden und Kontakt via Smartphone aufzunehmen oder muss der Schrank selbst diese Funktion bieten?

Antwort:
Der Schlüsselschrank selbst muss diese Funktion bieten.

17. Bitte um Präzisierung der Anforderungen zur 24/7-Erreichbarkeit sowie zu den geforderten Reaktion- und Wiederherstellzeiten: Beziehen sich diese auf alle Nutzer:innern oder ausschließlich auf definierte Key User? Welche konkreten Reaktions- und Wiederherstellzeiten werden vorausgesetzt?

Antwort:
Die Erreichbarkeit muss - wie im Leistungsverzeichnis unter Punkt 14 beschrieben - für alle Nutzer*innen gewährleistet werden.
Die Reaktions- und Wiederherstellungszeiten sind im Kriterienkatalog unter Punkt 21 "Reaktions- und Wiederherstellungszeiten" aufgeführt.

Ich hoffe, dass wir Ihnen die Rückfragen zufriedenstellend beantworten konnten. Wir freuen uns über Ihre Beteiligung und ein Angebot von Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag

S. Lake

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Sehr geehrte Damen und Herren,

es erreichte uns eine Anfrage zur Verlängerung der Angebotsfrist. Um allen Bietern ausreichend Zeit für die Angebotserstellung einzuräumen und einen chancengleichen Wettbewerb zu gewährleisten, wird die Angebotsfrist wie folgt angepasst:

Neue Angebotsfrist: 15.01.2026, 14:00 Uhr
Neue Zuschlags-/Bindefrist: 20.02.2026

Ich bitte um eine entsprechende Berücksichtigung der aktualisierten Verfahrensfristen bei einer etwaigen Angebotserstellung.

Wir freuen uns über Ihre Beteiligung und auf den Eingang Ihres Angebots.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag

S. Lake

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