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FRAGEN: wir bitten um die Beantwortung folgender Bieterfragen:

Frage 1 - Testmandant (Preisblatt, LV Ziff. 9, Pos. 1)

Im Preisblatt (Pos. 1) wird neben einem Mandanten ein "Testmandant: 1" gefordert. Ist hierunter zwingend eine gesonderte, vom Produktivsystem getrennte Softwareinstanz zu verstehen, oder ist die Anforderung erfüllt, wenn die angebotene Lösung über Funktionalitäten verfügt, mit denen Formulare vollumfänglich innerhalb derselben Produktivinstanz getestet werden können?

Frage 2 - Unbegrenzte Anzahl an Postfächern (Preisblatt, LV Ziff. 9, Pos. 1)

Im Preisblatt (Pos. 1) wird eine "Unbegrenzte Anzahl an Postfächern" gefordert. Bitte um Präzisierung, welche Art von Postfächern gemeint ist (z. B. interne Bearbeitungs-/Funktionspostfächer der Sachbearbeitung, Antragseingangspostfächer je Formular/Fachbereich, oder Postfächer im Sinne der BundID-Rückkanalzustellung an die antragstellende Person).

Frage 3 - Formularanzahl 12 vs. ca. 100 (LV Ziff. 1 vs. Preisblatt Pos. 1)

Gemäß LV Ziff. 1 sollen aktuell 12 Formulare bereitgestellt werden, während das Preisblatt (Pos. 1) von einem "Endausbau ca. 100 Stück" ausgeht. Ist unsere Annahme korrekt, dass über die initiale Migration der 12 Formulare hinaus perspektivisch sukzessive weitere Formulare des WBH (ggf. weiterer Stellen der Stadt Hagen) auf das System überführt werden sollen? Falls ja: Ist die Erstellung dieser weiteren Formulare Gegenstand dieses Auftrags oder erfolgt sie eigenständig durch den AG bzw. über eine gesonderte Beauftragung?

Frage 4 - ePayment-Anbindung noch nicht unterstützter Dienstleister (Preisblatt Pos. 1 / WBH.FS.B36)

Ausweislich des Preisblatts (Pos. 1) erfolgt die Festlegung des vom AG genutzten ePayment-Dienstes erst zu einem späteren Zeitpunkt. Wie wird verfahren, wenn die Wahl des AG auf einen ePayment-Dienstleister fällt, der von der angebotenen Formularplattform bislang nicht unterstützt wird? Ist die dann erforderliche Neuanbindung mit dem Angebotspreis (Pos. 1) abgegolten, oder wird sie gesondert vergütet? Sofern eine Vergütung vorgesehen ist: nach welchem Modus?

Frage 5 - Schnittstelle zum DMS d.velop (Anlage 2, Ablaufdiagramme)

In Anlage 2 (OZG-Umsetzung Sparte Abwasser) zeigen die Ablaufdiagramme eine DMS-Spur mit den Schritten "Antrag ablegen", "Antragsbearbeitung" und "Bescheid digital signieren" sowie eine Bereitstellung/Abholung des Bescheids über das Formularportal. Wir interpretieren dies so, dass eine Schnittstelle zum eingesetzten DMS d.velop erforderlich ist, über die Anträge abgelegt und signierte Bescheide zur Zustellung (BundID-Rückkanal/Postfach) übernommen werden. Ist diese Annahme zutreffend? Falls ja: Ist die Anbindung an d.velop bereits zur Produktivsetzung am 15.01.2027 zwingend, oder kann sie im Projektverlauf nachgereicht werden? Bitte zudem um Angabe der Ziel-Version und der bereitstehenden Schnittstellentechnologie (z. B. CMIS) auf d.velop-Seite.

Frage 6 - "sehr große Datenmengen" beim Upload (Anlage 2 / Preisblatt Pos. 1)

In Anlage 2 wird darauf hingewiesen, dass beim Upload von PDF-Dateien "sehr große Datenmengen anfallen" können. Gibt es hierzu Erfahrungswerte, insbesondere zur typischen und maximalen Anzahl von Dateien je Antrag sowie zur durchschnittlichen und maximalen Dateigröße? Wie verhält sich dies zur im Preisblatt (Pos. 1) angegebenen Speicherkapazität von 10 GB - ist diese als Gesamtspeicher der Lösung zu verstehen, und wie ist bei dauerhaftem Verbleib großer Anhänge über die Vertragslaufzeit zu verfahren?


ANTWORTEN WBH:
Frage 1 - Testmandant (Preisblatt, LV Ziff. 9, Pos. 1)

Im Preisblatt (Pos. 1) wird neben einem Mandanten ein "Testmandant: 1" gefordert. Ist hierunter zwingend eine gesonderte, vom Produktivsystem getrennte Softwareinstanz zu verstehen, oder ist die Anforderung erfüllt, wenn die angebotene Lösung über Funktionalitäten verfügt, mit denen Formulare vollumfänglich innerhalb derselben Produktivinstanz getestet werden können?

Antwort WBH:
Eine vom Produktivsystem getrennte Softwareinstanz ist nicht erforderlich. Es muss die Möglichkeit bestehen, dass Formulare vollumfänglich getestet werden können. Dies kann z.B. innerhalb derselben Produktivinstanz erfolgen.



Frage 2 - Unbegrenzte Anzahl an Postfächern (Preisblatt, LV Ziff. 9, Pos. 1)

Im Preisblatt (Pos. 1) wird eine "Unbegrenzte Anzahl an Postfächern" gefordert. Bitte um Präzisierung, welche Art von Postfächern gemeint ist (z. B. interne Bearbeitungs-/Funktionspostfächer der Sachbearbeitung, Antragseingangspostfächer je Formular/Fachbereich, oder Postfächer im Sinne der BundID-Rückkanalzustellung an die antragstellende Person).

Antwort WBH:
Die unbegrenzte Anzahl an Postfächern bezieht sich auf interne Bearbeitungs-/Funktionspostfächer der Sachbearbeitung und Postfächer im Sinne der BundID-Rückkanalzustellung an die antragstellende Person. Bei den Antragseingangspostfächer wird maximal je Formular ein Postfach benötigt.



Frage 3 - Formularanzahl 12 vs. ca. 100 (LV Ziff. 1 vs. Preisblatt Pos. 1)

Gemäß LV Ziff. 1 sollen aktuell 12 Formulare bereitgestellt werden, während das Preisblatt (Pos. 1) von einem "Endausbau ca. 100 Stück" ausgeht. Ist unsere Annahme korrekt, dass über die initiale Migration der 12 Formulare hinaus perspektivisch sukzessive weitere Formulare des WBH (ggf. weiterer Stellen der Stadt Hagen) auf das System überführt werden sollen? Falls ja: Ist die Erstellung dieser weiteren Formulare Gegenstand dieses Auftrags oder erfolgt sie eigenständig durch den AG bzw. über eine gesonderte Beauftragung?

Antwort WBH:
Im 1. Schritt sollen 12 vorhandene Formulare durch den Bieter in das System integriert werden (initiale Migration). Gegenstand des Auftrags sind nur die genannten 12 Formulare. Weitere Formulare sollen zu einem späteren Zeitpunkt dann durch den WBH bzw. durch Dienstleister erstellt werden. Erforderliche Dienstleistungen werden bei Bedarf dann ggf. vom WBH separat beauftragt. Ob und wann ein Ausbau über die 12 Formulare hinaus erfolgt, kann der WBH aktuell nicht sagen.
Der Formularserver des WBH ist nur für die Bereitstellung von Formularen des WBH geplant. Die Stadt Hagen betreibt einen eigenen Formularserver.



Frage 4 - ePayment-Anbindung noch nicht unterstützter Dienstleister (Preisblatt Pos. 1 / WBH.FS.B36)

Ausweislich des Preisblatts (Pos. 1) erfolgt die Festlegung des vom AG genutzten ePayment-Dienstes erst zu einem späteren Zeitpunkt. Wie wird verfahren, wenn die Wahl des AG auf einen ePayment-Dienstleister fällt, der von der angebotenen Formularplattform bislang nicht unterstützt wird? Ist die dann erforderliche Neuanbindung mit dem Angebotspreis (Pos. 1) abgegolten, oder wird sie gesondert vergütet? Sofern eine Vergütung vorgesehen ist: nach welchem Modus?

Antwort WBH:
Der Bieter hat mit der Abgabe des Angebots alle zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebots unterstützte ePayment-Dienste zu nennen. Sollte sich der WBH später für einen von dem AN nicht unterstützten ePayment-Dienst entscheiden, wird die Anbindung, soweit die technische Anbindung durch den AN möglich ist, gesondert vergütet. Die Vergütung erfolgt über eine auszuhandelnde Pauschale.



Frage 5 - Schnittstelle zum DMS d.velop (Anlage 2, Ablaufdiagramme)

In Anlage 2 (OZG-Umsetzung Sparte Abwasser) zeigen die Ablaufdiagramme eine DMS-Spur mit den Schritten "Antrag ablegen", "Antragsbearbeitung" und "Bescheid digital signieren" sowie eine Bereitstellung/Abholung des Bescheids über das Formularportal. Wir interpretieren dies so, dass eine Schnittstelle zum eingesetzten DMS d.velop erforderlich ist, über die Anträge abgelegt und signierte Bescheide zur Zustellung (BundID-Rückkanal/Postfach) übernommen werden. Ist diese Annahme zutreffend? Falls ja: Ist die Anbindung an d.velop bereits zur Produktivsetzung am 15.01.2027 zwingend, oder kann sie im Projektverlauf nachgereicht werden? Bitte zudem um Angabe der Ziel-Version und der bereitstehenden Schnittstellentechnologie (z. B. CMIS) auf d.velop-Seite.

Antwort WBH:
Eine Schnittstelle, wie in der Frage beschrieben, zum DMS des WBH ist erforderlich. Eine betriebsbereite Anbindung zum 15.01.2027 ist angestrebt. Sollte es dem Bieter nicht möglich sein, diese Schnittstelle bis zum 15.01.2027 betriebsbereit zur Verfügung zu stellen, ist dem Angebot ein Zeitplan für die Umsetzung der Schnittstelle beizufügen.
Es wird stets die aktuellste oder letzte Quartalsversion von d.velop documents eingesetzt. Die dort genutzte Schnittstellentechnologie basiert auf dem CMIS-Standard.



Frage 6 - "sehr große Datenmengen" beim Upload (Anlage 2 / Preisblatt Pos. 1)

In Anlage 2 wird darauf hingewiesen, dass beim Upload von PDF-Dateien "sehr große Datenmengen anfallen" können. Gibt es hierzu Erfahrungswerte, insbesondere zur typischen und maximalen Anzahl von Dateien je Antrag sowie zur durchschnittlichen und maximalen Dateigröße? Wie verhält sich dies zur im Preisblatt (Pos. 1) angegebenen Speicherkapazität von 10 GB - ist diese als Gesamtspeicher der Lösung zu verstehen, und wie ist bei dauerhaftem Verbleib großer Anhänge über die Vertragslaufzeit zu verfahren?

Antwort WBH:
Bei den Anträgen im Bereich der Grundstücksentwässerung müssen Bauwerkspläne mit dem Antrag eingereicht werden. Der Antragssteller muss die Pläne dem WBH im PDF-Format und/oder ggf. im DWG Format einreichen. Bei großen Bauvorhaben kann die Anzahl der Pläne schnell über 10 PDF-Dateien umfassen. Je nach Kompression der PDF-Dateien können diese pro Datei bis zu 70MB groß sein. Daher muss es möglich sein, bei solchen Anträgen große Datenmengen über das Formular zu übertragen. Die Daten sollen nur so lange auf dem Formularserver vorgehalten werden, bis die Daten in das DMS des WBH übertragen wurden. Nach der Übertragung der Daten in das DMS des WBH sollen die Daten auf dem Formularserver gelöscht werden. Der Datenabgleich zwischen DMS und Formularserver soll mind. 2x täglich erfolgen. Daher ist die Speicherkapazität von10 GB als Gesamtspeicher der Lösung zu verstehen.
Über den Rückkanal werden ggf. ebenfalls Pläne mit gesendet. Auch hier sollen die Daten auf dem Formularserver nur bis zum Abschluss der Übermittlung gespeichert werden.

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Die Zuschlagskriterien aus Anlage 1 (Leistungspunktzahl) werden mit einem Anteil von 80% gewertet. Der Gesamtpreis geht mit einem Anteil von 20% in die Bewertung ein. Bei dem Preis wird Position 1 mit 70% gewertet und die Position 2-7 mit 30%. Die Berechnung der Wertungskennzahlen erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode.

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