Verfahrensangaben

Das JobCenter Essen benötigt für Termine mit neu zugewanderten SGB II Antragstellern Unterstützung von ausgebildeten und zertifizierten Sprach- und Integrationsmittlern, die über eine reine Dolmetschertätigkeit hinausgeht. Die Klärung komplexer Sachverhalte, das Treffen verbindlicher Absprachen, das Führen von konfliktreichen und/oder besonders (kultur-) sensiblen und soziokulturellen Gesprächen sowie fehlende gemeinsame Sprachkenntnisse erfordern professionelle Unterstützung. Sprach- und Integrationsmittler helfen den Mitarbeitenden des JobCenter Essen in ihrer fachlichen Arbeit und räumen damit Konfliktsituationen aus.

Art der Sprachmittler Leistung:
Konsekutivdolmetschen und Verhandlungsdolmetschen:
Zeitversetzte, mündliche Übersetzung von Gesprächen mit Gästen, Kundinnen und Kunden der Auftraggeberin aus der jeweiligen Fremdsprache in die deutsche Sprache und umgekehrt. Es wird vorausgesetzt, dass auch Texte (Formulare, Schreiben etc.) mündlich übersetzt werden, wenn der Anlass des Einsatzes dies erfordert oder den Einsatz erleichtert. Die Sprachmittler nehmen direkt am Gespräch teil und übersetzen die Sprache unter Berücksichtigung soziokultureller Hintergründe.

Der Durchführungszeitraum beginnt mit dem 01.01.2027 und endet am 31.12.2027 (siehe auch Los- und Preisblatt).
Einzelaufträge zur Sprachmittlung erfolgen von Montag bis Freitag in der Regel zwischen 8 Uhr und 15 Uhr zu den Öffnungszeiten der JobCenter Standorte.

Die Inhalte der Dienstleistung sind als Mindeststandard vorgegeben und entsprechend in der Gesamtkonzeption zu integrieren. Sollte während der laufenden Dienstleistung oder einer möglichen Optionsziehung eine inhaltliche Anpassung der einzelnen Inhalte erforderlich sein, ist eine Anpassung nach Absprache zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber möglich.

Das JobCenter Essen verfügt derzeit über verschiedene Standorte im Stadtgebiet Essen.

Während der Öffnungszeiten der verschiedenen Standorte des JobCenter Essen können durch die Fachkräfte des JobCenter Sprachmittler für Einzelaufträge für folgende Situationen beauftragt werden:
- Es sind komplexe Sachverhalte zu klären
- Es müssen u. U. verbindliche Absprachen getroffen werden
- Es sind konfliktreiche und/oder besonders (kultur-)sensible Gespräche zu führen
- Fachspezifisches Dolmetschen wird benötigt
- Soziokulturelles Hintergrundwissen ist zu vermitteln
- Länderspezifische Unterschiede sind zu erläutern
- Ausgleich bei Kommunikationsstörungen ist gefordert
- Es besteht die Auffassung, dass es nicht hilfreich oder ggf. sogar hinderlich ist, Verwandte, Bekannte oder eine ehrenamtliche Unterstützung zu beteiligen.

Die Gespräche finden entweder in den Beratungsbüros der jeweiligen Standorte sowie in den Büros der JobCenter Mitarbeitenden statt.
Da das JobCenter Quartiersarbeit leistet und Mitarbeitende Beratungsgespräche bei Veranstaltungen oder bei Terminen der Quartiersarbeit führen müssen, können auch Einzelaufträge für die Quartiersarbeit nötig sein. Diese erfolgen über das Buchungssystem und werden genauso vergütet wie die anderen Einzelaufträge.

Es handelt sich generell um die Unterstützung bei Kundengesprächen im Bereich der Antragstellung von SGB II Leistungen, von Leistungsangelegenheiten oder auch allgemeinen Angelegenheiten im Bereich der Arbeitsvermittlung. Die Sprachmittler unterstützen die Mitarbeitenden des JobCenter Essen bei der Kommunikation mit Menschen mit Migrationshintergrund durch fachkundiges Dolmetschen und Vermittlung von soziokulturellen Fragen vor Ort.

Im Einzelfall können auch Gespräche in den Räumlichkeiten der Deutschen Rentenversicherung (DRV) in 47051 Duisburg stattfinden. Es handelt sich hierbei um die Unterstützung bei Kundengesprächen zur Abklärung der Erwerbsfähigkeit.

Zusätzlich können Sprachmittler im Bedarfsfall auch im Rahmen von Telefonkonferenzen zu den terminierten Kundengesprächen im Bereich der Antragsstellung von SGB II Leistungen, von Leistungsangelegenheiten oder auch allgemeinen Angelegenheiten im Bereich der Arbeitsvermittlung nach vorheriger Buchung hinzugeschaltet werden. Die eingesetzten Sprachmittler führen die Gespräche im Fall von Telefonkonferenzen dann aus Gründen des Datenschutzes in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers durch.
Für die Beauftragung stellt der Anbieter ein geeignetes Buchungsverfahren für alle Fachkräfte des JobCenter Essen zur Verfügung, das Verfahren ist im Rahmen des Konzeptes zu erläutern.
Termine können seitens der Fachkräfte des Jobcenter Essen für 30 Minuten oder 60 Minuten gebucht werden. In besonderen Ausnahmefällen kann ein Termin auch über 60 Minuten hinaus gebucht werden, die Abrechnung erfolgt für jede weitere angefangene Viertelstunde.
Die Vorlaufzeit für die Buchung beträgt in der Regel mindestens 3 Arbeitstage. Eine Bestätigung des Termins seitens des Auftragnehmers ist erforderlich.
Ein Storno der gebuchten Dienstleistung ist bis 24 Stunden vor dem Termin kostenfrei möglich.

Zu dem bevorstehenden Einsatz werden folgende Punkte mitgeteilt:
- Beauftragendes JobCenter
- Anlass
- Ansprechpartner incl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Datum des Termins, Uhrzeit und Ort (Adresse des Dienstgebäudes, incl. Etage und Zimmer-Nummer)
Zudem werden folgende Informationen zum Kunden mitgeteilt:
- Nationalität
- Sprache (und ggf. Dialekt, z.B. bei Kurdisch)
- ggf. Geschlecht, Alter und Religion
Bei sensibler Problematik werden ggf. weitere erforderliche Informationen mitgeteilt.

Der zum Einsatz kommende Sprachmittler hat sich pünktlich am geforderten Einsatzort einzufinden.
Sollte sich der Kunde nicht zum gebuchten Termin einfinden, ist mindestens eine Wartezeit von 15 Minuten zu erfüllen. Gemeinsam mit der zuständigen Fachkraft des JobCenter Essen ist mit dem Kunden telefonisch Kontakt aufzunehmen.
Der Nachweis über die Anwesenheit der Sprachmittler wird von der beauftragenden Fachkraft des JobCenter Essen gegengezeichnet.
Eine Auflistung der in der Regel erforderlichen Fremdsprachenkenntnisse ist als Anlage dem Los- und Preisblatt zu entnehmen.
In absoluten Ausnahme- und Einzelfällen können folgende EU-Sprachen beauftragt werden:
Englisch, Griechisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Niederländisch.
Diese Ausnahmen dürfen nur auf Anfrage und in Abstimmung mit der zuständigen Dienstleistungsbetreuerin und der Qualitätssicherung des JobCenters beauftragt werden und befinden sich nicht im Buchungssystem des Auftragnehmers.

Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg der Dienstleistung ist fachlich qualifiziertes und erfahrenes Personal. Der Personaleinsatz muss quantitativ und qualitativ den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die Arbeitsbedingungen des Personals unterliegen den arbeitsrechtlichen Anforderungen. Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit ohne Vorankündigung jederzeit die Einhaltung der Anforderungen zu überprüfen und die Einsicht in Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise und Zeugnisse vorzunehmen.

Die eingesetzten Fachkräfte müssen über eine entsprechende berufliche Qualifikation und Berufserfahrung verfügen. Die Sprachmittler müssen mindestens im Rahmen einer betrieblichen Fortbildung mit theoretischen und praktischen Anteilen ausgebildet sein.

Die eingesetzten Sprachmittler müssen mindestens folgendes vorweisen:

- Nachweis Deutschkenntnisse (mind. Sprachniveau B2 des GER)
- Nachweis über die im Los- und Preisblatt geforderten Sprachen (mind. Sprachniveau C1 GER)
- Erfahrungen oder Kenntnisse im Bildungs- und Sozialwesen
- Kenntnisse über gesellschaftliche und administrative Strukturen eines anderen Landes (Herkunftsland, Land des Auslandsaufenthaltes, etc.)
- Keine Einträge im polizeilichen Führungszeugnis

Anbieter, deren Mitarbeitende eine qualifizierte Fortbildung nachweisen können (z. B. mehrmonatige Qualifizierung zum Sprach- und Integrationsmittler nach Sprint curriculum), erfüllen ebenfalls die fachlichen Voraussetzungen.

Ein Nachweis über die Qualifizierung ist für jeden eingesetzten Mitarbeiter dem Team Qualitätssicherung vor Einsatz vorzulegen. Dafür ist der Personalbogen F.1 zu nutzen.
Der Auftraggeber behält sich vor, den Einsatz des Personals abzulehnen, sofern hinsichtlich der Eignung Bedenken bestehen. Gleiches gilt für einen Personalzuwachs oder -wechsel während der Vertragslaufzeit. Eine Vertretungsregelung im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist vom Auftragnehmer sicherzustellen. Hierfür ist die Gesamtübersicht Personaleinsatz F.1.2 zwei Wochen vor Beginn der Dienstleistung auszufüllen und bei der Qualitätssicherung des JobCenter Essen einzureichen.

Bei der Auswahl des Personals sollte insbesondere auf personelle und soziale Kompetenzen (z.B. Empathie, Motivationsfähigkeit, Kontaktfreude, Kreativität und Teamfähigkeit, etc.) geachtet werden.

Der Auftraggeber ist verpflichtet überwiegend sozialversicherungspflichtige Beschäftige einzusetzen. Im Bedarfsfall können, insbesondere bei seltenen Sprachen und Engpässen, Sprachmittler auf Basis einer geringfügigen Beschäftigung oder auch Honorarkräfte eingesetzt werden. Die entsprechenden Nachweise hierüber (z. B. Anmeldung Minijobzentrale) sind vor Einsatz des Sprachmittlers vorzulegen.

Einlegung von Rechtsbehelfen:
Das Rechtsbehelfsinstrument des Nachprüfungsantrages ist insbesondere nur dann zulässig, wenn die Fristen des § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) gewahrt werden. Insoweit gilt, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
§ 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.
Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn die Auftraggeberin gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich eine Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Zur Teilnahme ist dringend erforderlich, dass Einsicht in die dortigen Unterlagen genommen wird. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme wird empfohlen, da dann auch Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden können sowie automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird.

Werden nachgefordert wenn dies rechtlich möglich ist.

Für einen Zuschlag kommen nur fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Bieter in Frage, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.
Zur Beurteilung der Eignung und zur Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind vom Bieter in den Dateien D.2, D.2.1, D.2.2, D.3, D.4 und D.5 Angaben und Erklärungen zu machen und mit dem Angebot abzugeben.
Hierzu gehört auch die Berücksichtigung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (TVgG- NRW, aktueller Stand). Hierzu ist gesondert der Vordruck T.1 zwingend mit dem Angebot abzugeben.
Weiterhin sind vom Bieter:
- die Kalkulation der Maßnahmekosten gem. Vordruck K.1 (ggfls. getrennt bei Bietergemeinschaften)
- Trägerzulassung nach AZAV
vorzulegen.
Für den Vordruck R.1 ergeben sich gesonderte Regelungen aus Teil B.1.5. der Leistungsbeschreibung.