Leistungserfassungssoftware für den Technischen Betrieb (kommunaler Bauhof) als Software as a Service (SaaS)

Der Technische Betrieb der Stadt Bochum (Obere Stahlindustrie 4, 44793 Bochum) pflegt und unterhält derzeit mit ca. 600 Mitarbeitern die kommunale Infrastruktur in den Bereichen des Stadtgrüns, der Straßen- und Entwässerungseinrichtungen sowie der städtischen Friedhöfe. Zudem betreibt er ein Krematorium. Das Amt hat vier Abteilungen: Zentrale Aufgaben, Abteilung Grün, Abteilung Straßen und Entwässerung sowie Abteilung Friedhöfe und Krematorium. Innerhalb der Abteilungen sind insgesamt 27 Betriebsstellen tätig, die diese Leistungen erbringen. Darüber hinaus gibt es die technische Sachbearbeitung, die Leistungen extern an Dritte vergibt. Der Technische Betrieb unterliegt einer ständigen Aufgabenkritik und -optimierung, sodass Aufbau- und Ablauforganisation regelmäßig anzupassen ist. Neue Auf-gaben und Geschäftsprozesse können hinzukommen. Dies gilt daher auch für die regelmäßig erforderlichen Berichte bzw. Auswertungen.

Die Beschäftigten arbeiten im Anwendungsbereich des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA sowie TVöD-NRW) und erbringen zahlreiche Dienstleistungen. In der Führung und Verwaltung sind teilweise Beamte beschäftigt, die den Regelungen des Landesbeamtenrechts NRW unterliegen.

Um die erbrachten Leistungen und die damit verbundenen Kosten effizient und zielführend erfassen zu können, sucht der Technische Betrieb nach einer Erfassungssoftware für kommunale Bauhöfe / Betriebshöfe. Dabei sind sämtliche erbrachten Leistungen ("Produkte") zu erfassen, auszuwerten und zu analysieren. Diese Leistungen ergeben sich aus der Haushaltsstruktur des Technischen Betriebs. Die Leistungen werden im Bereich von vordefinierten Anlagen bzw. georeferenzierten Punkten erbracht. Darüber hinaus sind im Zusammenhang mit Fahrzeugen erbrachten Leistungen auszuwerten.
Insbesondere muss mit der Softwarelösung neben der Leistungserfassung auch eine Erfassung der Erschwerniszuschläge nach TVöD erfolgen. Hierfür sind die aktuellen Regelungen aus den einschlägigen Tarifverträgen zu beachten (insbesondere TVöD im Bereich der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (TVöD-VKA) sowie der landesbezirkliche Tarifvertrag zum TVöD im Bereich des KAV NW (TVöD-NRW)).

Der Technische Betrieb plant in diesem Zusammenhang die Einführung einer Cloud-Lösung, bei der der Bieter eine Softwarelösung und die dazugehörige Cloud bereitstellt und wartet (Software as a Service (SaaS)).

Der Bieter stellt eine Software as a Service (SaaS) bereit, begleitet die Einrichtung, stellt die dafür erforderliche IT-Infrastruktur bereit und führt die Wartung durch. Der Anbieter kümmert sich um Wartung, Upgrades, Support, Sicherheit und alle anderen Aspekte der Softwareverwaltung, einschließlich der für den Betrieb erforderlichen Cloud.

Ein Anbieter von Software as a Service (SaaS) übernimmt mehrere wichtige Aufgaben, um seinen Kunden eine reibungslose und effiziente Nutzung der Software zu ermöglichen:

- Bereitstellung und Wartung der Infrastruktur: Der Anbieter stellt die notwendige Hardware und Netzwerkinfrastruktur bereit und sorgt für deren Wartung und Aktualisierung.

- Software-Updates und -Wartung: Regelmäßige Updates und Wartungsarbeiten werden durchgeführt, um die Software auf dem neuesten Stand zu halten und Sicherheitslücken zu schließen.

- Sicherheit und Datenschutz: Der Anbieter implementiert Sicherheitsmaßnahmen, um die Daten der Nutzer zu schützen, und stellt sicher, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

- Kundensupport: Ein effektiver Kundensupport wird bereitgestellt, um bei technischen Problemen oder Fragen zur Nutzung der Software zu helfen.

- Skalierbarkeit: Der Anbieter sorgt dafür, dass die Software skalierbar ist und den wachsenden Anforderungen der Nutzer gerecht wird.

- Zugänglichkeit und Verfügbarkeit: Die Software wird rund um die Uhr verfügbar gemacht, sodass Nutzer jederzeit darauf zugreifen können.

Die Aufzählung ist nicht abschließend. Sie soll vielmehr für ein gemeinsames Verständnis sorgen, was im Allgemeinen unter SaaS zu verstehen ist. Insbesondere werden die Anforderungen des Auftraggebers durch diese Leistungsbeschreibung, das Leistungsverzeichnis und den EVB-IT Cloud-Vertrag konkretisiert.
Die Bereitstellung der Softwarelösung muss jedoch zwingend als SaaS- / Cloudlösung erfolgen. Die SaaS- bzw. Cloudlösung muss vollständig browsergestützt sein und darf für den Betrieb keine zusätzlichen lokalen Komponenten seitens des Auftraggebers erfordern.

Die Software existiert bereits in den Grundfunktionen und muss nicht erst entwickelt werden. Sie ist an die Erfordernisse des Auftraggebers anzupassen (Customizing).

Es wird ein Dienstleistungsvertrag mit einer Grundlaufzeit von 24 Monaten ab Zuschlagserteilung geschlossen. Danach verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern der Vertrag von keiner Vertragspartei gekündigt wird. Der Angebotspreis ist für eine Laufzeit von 48 Monaten zu kalkulieren.

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antragssteller den aus seiner Sicht erfolgten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht gegenüber der Stadt Bochum gerügt hat oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Stadt Bochum, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. hierzu im Einzelnen § 160 (3) GWB mit den dort festgelegten Rügefristen).

Für Rückfragen zum formellen Teil des Vergabeverfahrens steht Ihnen Herr Patrick Glebe unter Telefon 0234 910-4882 zur Verfügung.

Fragen inhaltlicher/fachtechnischer Art sind nur schriftlich über die Kommunikationsebene des Vergabemarktplatzes Metropole Ruhr bis zum 05.11.2025 zugelassen: (www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/). Alle Interessenten werden einschließlich der Antworten der Stadt Bochum darüber informiert.
--

Sollten Sie zum Verfahren mehrere Fragen haben, werden Sie gebeten, diese nach Möglichkeit zusammengefasst in einer Nachricht über die Kommunikationsebene einzureichen.
--

Bitte beachten Sie, dass Angebote, die über die Kommunikationsebene im VMP eingereicht werden, nicht die Voraussetzung einer elektronischen Abgabe erfüllen. Die Einreichung über die Kommunikationsebene führt zum Ausschluss des Angebots.
--

Mit Abgabe des Angebotes wird erklärt, dass die Eignungsvoraussetzungen gemäß Eigenerklärung vorliegen. Damit sind die formalen Eignungsvoraussetzungen zur Erteilung dieses öffentlichen Auftrages erfüllt.
--

Die von der Stadt Bochum elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen sind die verbindlichen vertraglichen Grundlagen für dieses Vergabeverfahren. Änderungen an den Vergabeunterlagen führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
--

Bei der Bildung von Bietergemeinschaften oder der geplanten Vergabe von Unteraufträgen ist von jedem Bieter eine Eigenerklärung zur Feststellung der Bietereignung einzureichen.
--

Nachforderungen etc. im Sinne von § 56 Abs.2 VgV werden vorbehalten.
--

Die vollständigen Ausschreibungsunterlagen (hier: "Anlage nach Abschluss NDA", welche eine Liste der bei der Stadt Bochum eingesetzten Softwarelösungen mit Bezug zur Leistungserfassungssoftware enthält) werden den interessierten Firmen aus Datenschutzgründen erst nach Rücksendung der ausgefüllten Geheimhaltungsvereinbarung übermittelt. Dies ist für alle zeitgleich am 22.10.2025 vorgesehen. Ab diesem Zeitpunkt läuft die gesetzliche Mindestfrist für die Abgabe des Teilnahmeantrags. Bitte reichen Sie daher die ausgefüllte und unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung bis zum 21.10.2025 über die Kommunikationsebene des Vergabemarktplatzes Metropole Ruhr ein. Spätere Einreichungen sind möglich, führen aber nicht zur Verlängerung der Teilnahmefrist. Um am Wettbewerb teilzunehmen, ist die Übersendung der Geheimhaltungsvereinbarung zwingend erforderlich. Ein Teilnahmeantrag, der ohne den Erhalt der vollständigen Vergabeunterlagen abgegeben wird, kann nicht berücksichtigt werden.
--

Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb:
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden die Anträge in Hinblick auf die geforderten Eignungsnachweise (Ausschlusskriterien) geprüft. Sollten mehr als 5 geeignete Bewerber Teilnahmeanträge gestellt habe, so werden zusätzlich die eingereichten optionalen Eignungsnachweise geprüft. Diese sind mit einer Gewichtung versehen: hoch = 5 Punkte, mittel = 2 Punkte, niedrig = 1 Punkt. Nach Ermittlung der Punktezahlen und der Bildung der Rangfolge werden die Bewerber auf Rang 1 bis 5 zu Angebotsabgabe aufgefordert. Sollte nach Ermittlung der Rangfolge auf den Rängen 1 bis 5 eine Punktgleichheit mehrerer Bewerber bestehen, so werden die 5 ranghöchsten Bewerber in absteigender Reihenfolge zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sobald auf dem niedrigsten relevanten Rang eine Punktgleichheit im Ergebnis zu mehr als 5 Bietern führen würde, entscheidet das Los.
--

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.
--

Die Bewertung der Angebote erfolgt nach folgenden Kriterien:

- Angebotspreis (40 %)

- Leistungskriterien (60 %)
--

Eine Nachforderung wird einzelfallbezogen gem. § 56 VgV geprüft.
Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Sofern Sie Skonto gewähren wollen, beachten Sie bitte die Ziffer 9.1 der Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Bochum. Bei der preisgleichen Wertung werden Skontosätze nur dann eingerechnet, wenn ein Skontosatz von mindestens 2 % und ein Zahlungsziel von mindestens 21 Tagen eingeräumt wird.

Die beiliegenden "Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen) werden mit Auftragserteilung Vertragsbestandteil.