Verfahrensangaben

Für die Wertung im Kriterium "Preis" ist der Wert ausschlaggebend, der in der Anlage "Preisblatt" in der Zeile "Wertungsrelevanter Angebotspreis" angegeben ist. Dies ist die Kennzahl P.

Für jedes B-Kriterium werden die in der Bewertungsmatrix in der Spalte "maximal zu erreichende Punktzahl" festgelegten Punkte vergeben, sofern die jeweilige Anforderung vollständig erfüllt ist.
Eine teilweise Erfüllung der Anforderung führt nicht zu einer anteiligen Punktevergabe. Wird eine Anforderung nicht vollständig erfüllt oder kann die Erfüllung anhand der Angebotsunterlagen, Nachweise oder zulässigen Erläuterungen im Verhandlungsverfahren nicht nachvollzogen werden, werden für das jeweilige B-Kriterium 0 Punkte vergeben.
Im Anforderungskatalog können insgesamt maximal 200 kaufmännisch gerundete Rohpunkte erreicht werden. Die vom Bieter erreichte Rohpunktzahl wird für die Einbindung in die qualitative Gesamtbewer-tung durch 10 geteilt. Der daraus resultierende Wert bildet die Punktzahl für das Qualitätskriterium "B-Kriterien aus dem Anforderungskatalog" und geht mit maximal 20 Punkten in die qualitative Bewertung ein.

Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist das "Konzept Qualitätssicherung".
In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber das vom Bieter einzureichende Konzept zur Qualitätssicherung. Hierbei wird eine Prognose dahingehend vorgenommen, inwieweit der Bieter aufgrund der dargestellten organisatorischen, technischen und prozessualen Maßnahmen in der Lage ist, die ausgeschriebenen Leistungen im Bereich Outputmanagement ordnungsgemäß, zuverlässig und gleichbleibend qualitätsgesichert zu erbringen.
Bewertet wird insbesondere, aber nicht abschließend, inwieweit das Konzept nachvollziehbare Aussagen enthält zu
- der Qualitätssicherung von der Datenannahme über Druck, Kuvertierung und Versand bis zur Einlieferung,
- den vorgesehenen Prüf- und Kontrollmechanismen, insbesondere Closed-Loop-Verfahren, Stichproben, Sichtkontrollen, Soll-Ist-Abgleichen, Reprintprozessen und Freigaben,
- der Vermeidung, Erkennung, Dokumentation und Behebung von Fehlern,
- der Kommunikation mit dem Auftraggeber bei Abweichungen, Reklamationen oder qualitätsrelevanten Vorfällen,
- der Bereitstellung von Nachweisen, Audit-Logs, Statusinformationen, Reportings und klaren Verantwortlichkeiten,
- sowie dem konkreten Bezug der dargestellten Maßnahmen zur ausgeschriebenen Leistung.
Die obige Aufzählung stellt keine Rangfolge der aufgeführten Gesichtspunkte dar. Der Auftraggeber stellt anhand dieser Gesichtspunkte eine wertende Gesamtbetrachtung an.
Der Auftraggeber vergibt für das Konzept Bewertungspunkte anhand der folgenden Zielerfüllungsgrade:
15 bis 12 Bewertungspunkte:
Das Konzept lässt erwarten, dass der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen aller Voraussicht nach in sehr guter und gleichbleibend qualitätsgesicherter Weise erbringen wird. Das ist insbesondere der Fall, wenn die Qualitätssicherung entlang des gesamten Leistungsprozesses von der Datenannahme über Druck, Kuvertierung, Closed-Loop-Verarbeitung, Versandvorbereitung und Einlieferung konkret und nachvollziehbar beschrieben wird. Fehlervermeidung, Fehlererkennung, Dokumentation, Reprintprozesse, Eskalation und Kommunikation mit dem Auftraggeber sind belastbar dargestellt und passen erkennbar zum ausgeschriebenen Outputmanagement.
11 bis 8 Bewertungspunkte:
Das Konzept lässt erwarten, dass der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen aller Voraussicht nach in guter und grundsätzlich qualitätsgesicherter Weise erbringen wird. Die wesentlichen Qualitätssicherungsmaßnahmen sind nachvollziehbar beschrieben. Einzelne Aspekte, etwa zu Kontrollmechanismen, Nachweisen, Reprintprozessen oder Verantwortlichkeiten, bleiben jedoch weniger konkret oder sind nicht durchgängig auf alle relevanten Prozessschritte bezogen.
7 bis 4 Bewertungspunkte:
Das Konzept lässt erwarten, dass der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen voraussichtlich in einer noch ausreichenden Weise qualitätsgesichert erbringen kann. Die Darstellung enthält grundlegende Aussagen zur Qualitätssicherung, bleibt aber in mehreren Punkten allgemein oder lückenhaft. Der konkrete Bezug zu den ausgeschriebenen Druck-, Kuvertier- und Versandprozessen ist nur teilweise erkennbar. Es bestehen Unschärfen dazu, wie Fehler vermieden, erkannt, dokumentiert und behoben werden.

3 bis 0 Bewertungspunkte:
Es ist nicht hinreichend sichergestellt, dass der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen in der geforderten Qualität und/oder innerhalb der geforderten Zeit erbringen kann. Das ist insbesondere der Fall, wenn das Konzept nur allgemeine Unternehmensbeschreibungen enthält, wesentliche Qualitätssicherungsmaßnahmen fehlen oder nicht nachvollziehbar dargestellt wird, wie die Qualität im Druck-, Kuvertier- und Versandprozess kontrolliert, dokumentiert und bei Fehlern wieder-hergestellt wird.

Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist das Konzept "Sicherheit, Verfügbarkeit und Risikominimierung".
In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber das vom Bieter einzureichende Konzept zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und zur Risikominimierung. Hierbei wird eine Prognose dahingehend vorgenommen, inwieweit der Bieter aufgrund der dargestellten organisatorischen, personellen, technischen und prozessualen Maßnahmen in der Lage ist, die ausgeschriebenen Leistungen im Bereich Outputmanagement auch bei Störungen, Ausfällen, Lastspitzen oder sonstigen außergewöhnlichen Ereignissen zuverlässig zu erbringen.
Bewertet wird insbesondere, aber nicht abschließend, inwieweit das Konzept nachvollziehbare Aussagen enthält zu
- der organisatorischen, personellen und technischen Absicherung der laufenden Leistungserbringung,
- der Absicherung zeitkritischer Produktionsläufe, insbesondere Cutoff-Zeiten, PAL-Terminen, Sonderläufen, Reprints, Lastspitzen und saisonalen Mehrbelastungen,
- dem Störungs- und Notfallmanagement, insbesondere Reaktionszeiten, Eskalationswegen, Kommunikationswegen und Verantwortlichkeiten,
- dem Umgang mit schwerwiegenden Ereignissen wie Brandfall, Systemausfall oder Ausfall des Produktionsstandortes,
- der Verfügbarkeit von Ersatzkapazitäten, alternativen Produktionsmöglichkeiten und Wiederanlaufprozessen,
- der Verfügbarkeit und Herausgabe relevanter Daten, Unterlagen, Produktionsparameter und Prozessdokumentationen,
- sowie der Unterstützung einer geordneten Fortführung oder Überleitung der Leistung, auch bei wirtschaftlicher Schieflage oder Insolvenz des Auftragnehmers.
Die obige Aufzählung stellt keine Rangfolge der aufgeführten Gesichtspunkte dar. Der Auftraggeber stellt anhand dieser Gesichtspunkte eine wertende Gesamtbetrachtung an.
Der Auftraggeber vergibt für das Konzept Bewertungspunkte anhand der folgenden Zielerfüllungsgrade:
15 bis 12 Bewertungspunkte:
Das Konzept lässt erwarten, dass der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen aller Voraussicht nach auch bei Störungen, Ausfällen, Lastspitzen oder sonstigen außergewöhnlichen Ereignissen sehr zuverlässig und stabil erbringen kann. Das ist insbesondere der Fall, wenn die organisatorische, personelle und technische Absicherung des laufenden Betriebs konkret und nachvollziehbar beschrieben wird. Zeitkritische Produktionsläufe, Cutoff-Zeiten, PAL-Termine, Sonderläufe, Reprints und saisonale Mehrbelastungen sind belastbar berücksichtigt. Störungs- und Eskalationswege, Verantwortlichkeiten, Kommunikationsprozesse, Ersatzkapazitäten sowie Maßnahmen bei Standortausfall oder schwerwiegenden Ereignissen sind konkret dargestellt und passen erkennbar zum ausgeschriebenen Outputmanagement. Auch die Verfügbarkeit relevanter Daten, Unter-lagen und Produktionsparameter sowie eine geordnete Übergabe oder Fortführung der Leistung sind nachvollziehbar geregelt.
11 bis 8 Bewertungspunkte:
Das Konzept lässt erwarten, dass der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen aller Voraussicht nach in guter und grundsätzlich stabiler Weise erbringen kann. Die wesentlichen Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und zur Risikominimierung sind nachvollziehbar beschrieben. Einzelne Aspekte, etwa zu Ersatzkapazitäten, Wiederanlaufzeiten, Kommunikation im Störungsfall, Absicherung von Lastspitzen oder Übergabefähigkeit, bleiben jedoch weniger konkret oder sind nicht durchgängig auf alle relevanten Prozessschritte des Outputmanagements bezogen.
7 bis 4 Bewertungspunkte:
Das Konzept lässt erwarten, dass der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen voraussichtlich in einer noch ausreichenden Weise absichern kann. Die Darstellung enthält grundlegende Aussagen zur Betriebsstabilität, zum Umgang mit Störungen und zur Risikominimierung, bleibt aber in mehreren Punkten allgemein oder lückenhaft. Der konkrete Bezug zu den ausgeschriebenen Druck-, Kuvertier- und Versandprozessen ist nur teilweise erkennbar. Es bestehen Unschärfen dazu, wie zeitkritische Produktionsläufe, Standortausfälle, Lastspitzen, Reprints oder eine geordnete Fort-führung der Leistung praktisch abgesichert werden.
3 bis 0 Bewertungspunkte:
Es ist nicht hinreichend sichergestellt, dass der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen bei Störungen, Ausfällen, Lastspitzen oder sonstigen außergewöhnlichen Ereignissen in der geforderten Qualität und/oder innerhalb der geforderten Zeit erbringen kann. Das ist insbesondere der Fall, wenn das Konzept nur allgemeine Unternehmensbeschreibungen enthält, wesentliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit fehlen oder nicht nachvollziehbar dargestellt wird, wie der laufende Betrieb, zeitkritische Produktionsläufe, Notfallszenarien, Standortausfälle, Ersatzkapazitäten oder die Übergabe relevanter Daten und Unterlagen abgesichert werden.

Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag einen Referenzauftrag nachzuweisen. Es bestehen die folgenden Mindestanforderungen:
Mindestanforderungen an den Referenzauftrag
1. Der Beginn des Referenzauftrags darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht länger als drei (3) Jahre zurückliegen.; und
2. Gegenstand des Referenzauftrags muss die Erbringung von Output-Management-Leistungen für Geschäftsdokumente sein. Die Leistung muss insbesondere die physische Verarbeitung bereitgestellter Druckdaten, die Druckproduktion, die Kuvertierung beziehungsweise Paket-bildung sowie die Vorbereitung und Übergabe der Sendungen an einen Post- oder Versanddienstleister umfasst haben; und
3. der Referenzauftrag muss nach Art und Umfang eine hinreichende Auftragsnähe zur ausgeschriebenen Leistung aufweisen.