Die Stadt Hamm plant die Beschaffung einer webbasierten Softwareapplikation, speziell für die Umsetzung von Bildungs- und Teilhabeansprüchen (BuT) für die Leistungsberechtigten der Stadt Hamm.

Ziel des Interessenbekundungsverfahrens ist es geeignete Software zu identifizieren, die die Anforderungen erfüllt und für den Zweck geeignet ist. Aus den Ergebnissen der Markterkundung ist beabsichtigt, die Bereitstellung und das Betreiben der BuT-Software und des notwendigen Supports im Rahmen eines Vergabeverfahrens auszuschreiben und zu beschaffen.

Der technische Betrieb der Plattform soll auf externen Servern (Software as a Service) erfolgen. Das System soll der einfachen Abrechnung der Leistungen für die Mittagsverpflegung, der eintägigen Schul- und Kita-Ausflüge, der mehrtägigen Klassenfahrten sowie der Abrechnung von Leistungen zur sozialen und kulturellen Teilhabe (z. B. Vereinsbeiträge, Musikschulbeiträge oder Ferienfreizeiten) direkt mit Caterer, Schule, Kita oder Verein dienen. Die Abrechnung von Lernförderungen im Rahmen des BuT-Pakets soll ebenfalls ermöglicht werden können.

Zu den Hauptfunktionen der Software gehören die Verwaltung von BuT-Ansprüchen, insbesondere die Abrechnung der Leistungen aus dem BuT-Paket, sowie die Bereitstellung von Reporting-Tools zur Erstellung von Berichten und Statistiken. Vorausgesetzt wird das Betreiben einer Schnittstelle zum städtischen Fachverfahren KDN-Sozial. Diese Schnittstelle ermöglicht die Übertragung von Leistungsdaten, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

Folgenden Benutzern soll der Zugang zu der Plattform mittels Registrierung bzw. Zuweisung von Benutzerechten ermöglicht werden (Benutzerkreise):

- Mitarbeiter der Stadtverwaltung durch Zuweisung von Benutzerrechten
- Leistungserbringer (Caterer, Schulen, Kitas, Kindertagespflegepersonen, Vereine, etc.) durch Registrierung auf dem Webportal und anschließender Freischaltung durch zugewiesene Mitarbeiter der Stadt Hamm
- Leistungsberechtigte durch Zusendung von Zugangsdaten bei Erstbewilligung

Wichtigste Anforderungen:

- die Software soll als Software as a Service (SaaS) betrieben werden.
- die Software muss erweiterbar/weiterentwickelbar sein und sollte die Umsetzung von Anpassungen, z. B. durch Gesetzesänderungen, ermöglichen.
- die Software sollte intuitiv bedienbar sein und einen geringen Schulungsaufwand erfordern.
- eine Schnittstelle zum städtischen Fachverfahren KDN-Sozial ist zwingende Voraussetzung zwecks Übertragung der Bewilligungsdaten und Aufbuchung der einzelnen Leistungsarten.
- Möglichkeit der Stornierung von fehlerhaften Abbuchungen soll gegeben sein
- ein Modul zur Berechtigungsverwaltung soll die Vergabe von Benutzerrechten durch Administratoren aus dem Fachamt ermöglichen.
- ein weiteres Reporting-Modul soll die Erstellung von Berichten, Auswertungen bzw. Statistiken unterstützen. Hierzu werden vordefinierte Parameter festgelegt.
- Kundensupport per E-Mail und Telefon muss gegeben sein