Verfahrensangaben

Die Dortmunder DEW21-Museumsnacht ist eine Marketingveranstaltung des Geschäftsbereiches Museen der Kulturbetriebe der Stadt Dortmund. Die Veranstaltung findet regelmäßig, einmal jährlich, am vorletzten Samstag im September statt.
Die DEW21 Museumsnacht gehört zu den größten Kulturveranstaltungen Dortmunds und der Region. Sie findet seit 2001 und somit 2026 bereits zum 26. Mal statt.

Veranstalter der DEW21-Museumsnacht ist der Geschäftsbereich Museen. Der Geschäftsbereich Museen gehört zu den Kulturbetrieben der Stadt Dortmund. Das Unternehmen DEW21 fungiert als namensgebender Hauptsponsor der Veranstaltung. Alle teilnehmenden Spielstätten führen ihr Programm im Rahmen der Veranstaltung eigenverantwortlich und auf eigene Kosten durch. Der Geschäftsbereich Museen finanziert alle zentralen organisatorischen Kosten (bspw. Ticketing), das Veranstaltungsmarketing und ggf. im Rahmen der Veranstaltung außerhalb der Spielstätten stattfindendes und von diesen nicht finanziertes Programm. Der Geschäftsbereich Museen tritt hierbei entsprechend bei allen für die Veranstaltung finanzierten Leistungen als Auftraggeber auf.

Wir suchen eine Full-Service-Agentur, die federführend die Konzeption, zentrale Organisation, Planung und Durchführung der Veranstaltung für die Veranstaltungstermine in den Jahren 2027-2029 übernimmt.

Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Auftragsgegenstand ist die die Konzeption, zentrale Organisation, Planung und Durchführung der Veranstaltung für die Veranstaltungstermine der Dortmunder Museumsnacht in den Jahren 2027-2029 übernimmt.

Die Kommunikation im Verfahren,d.h. die Beantwortung von Bieterfragen, Nachsendung von Unterlagen, Änderungen, Fristverlängerungen und weiteren Informationen erfolgt über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Zur Teilnahme am Verfahren ist es zwingend erforderlich, dass Einsicht in die dortigen Unterlagen genommen wird. Im Vergabemarktplatz wird die Möglichkeit angeboten, am Verfahren teilzunehmen.

Es handelt sich um ein zweistufiges Vergabeverfahren, bestehend aus Teilnahme- und Angebotsphase (Verhandlungsverfahren).

Im Rahmen der Teilnahmephase werden Mindestkriterien abgefragt.

Von den Bewerber*innen, die die gestellten Mindestkriterien erfüllen, werden maximal 5 zum Verhandlungsverfahren eingeladen. Hierzu wird auf Grundlage der erreichten Punkte aus den zusätzlichen Bewertungskriterien eine Rangfolge erstellt. Bei Punktegleichheit entscheidet das Losverfahren.

Ein Nachprüfungsverfahren ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang einer Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung auf elektronischem Weg oder per Fax und 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Post, wobei die Frist jeweils unabhängig vom Zugang der Information beim betroffenen Bewerber oder Bieter am Tag nach Absendung der Information beginnt (§ 134 GWB).
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens setzt ferner voraus, dass erkannte Vergabeverstöße innerhalb der in § 134 GWB genannten Frist gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB).

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter und Bewerber sowie auf die Präklusionsregelungen gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen das Vergabeverfahren hin.

§ 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB lautet:
"Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."

Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen "Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung (Anti-Korruptionserlass)" in der jeweils geltenden Fassung (aktuell vom 09.12.2022) gebunden.

Mit Angebotsabgabe sind Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB abzugeben.

Der Auftraggeber wird ab einer Auftragssumme von 30.000 EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, den Nachunternehmer und den Verleiher von Arbeitskräften einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt anfordern.

Subunternehmer:
Bei der Beauftragung von Subunternehmen oder der sonstigen Einschaltung Dritter können sich die Bieter zum Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch dieser Unternehmen bedienen.
Bei Angebotsabgabe in Verbindung mit einem Subunternehmer ist eine Verpflichtungserklärung über das Bereitstellen entsprechender Mittel zur Auftragserfüllung einzureichen. Darüber hinaus ist von den Bietern anzugeben, in welcher Höhe sie beabsichtigen, Leistungen an Subunternehmen zu vergeben. (s. Teilnahmeantrag)

Bietergemeinschaften:
Die Anforderungen an Bietergemeinschaften sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Für die Auftragsvergabe gelten die Bedingungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG-NRW).

Bereitstellung der Unterlagen:
Es erfolgt eine elektronische Bereitstellung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr (zu den unter http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ genannten Nutzungsbedingungen können die Vergabeunterlagen kostenlos angefordert und heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle eingesehen werden.)

Nachforderungen gemäß § 56 VgV

Die Vergabestelle behält sich vor, die abgegebenen Angaben und Erklärungen hinsichtlich der Eignung zu überprüfen. Hierzu verlangt sie vom Bieter die Vorlage entsprechender Bescheinigungen (z.B. von Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, Finanzamt, Krankenkasse). Kopien der verlangten Bescheinigungen sind zugelassen. Dieses gilt auch, wenn das Original den Vermerk "Nur im Original oder als beglaubigte Kopie" trägt.