Verfahrensangaben

Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung von Stapelstühlen / Besucherstühlen an die Stadt Essen. Es soll ein Rahmenvertrag über eine Basislaufzeit von einem Jahr mit der dreimaligen Verlängerungsoption um je ein weiteres Jahr abgeschlossen werden. Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung, voraussichtlich ab dem 23. Oktober 2026. Der Vertrag kann seitens beider Vertragsparteien bis zum 30. Juni eines jeden Jahres gekündigt werden. Bleibt eine Kündigung des Vertrags aus, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um jeweils ein weiteres Jahr. Der Vertrag endet, sobald der Auftragswert über das Auftragsvolumen für die Maximallaufzeit von 4 Jahren vollständig ausgeschöpft ist, spätestens jedoch 4 Jahre nach Auftragserteilung (voraussichtlich 22. Oktober 2030). Eventuelle Auftragserweiterungen nach § 132 GWB bleiben von dieser Regelung ausgenommen.

Der zu schließende Rahmenvertrag beinhaltet die Lieferung verschiedener Stühle inkl. Zubehör, deren nähere Beschreibung der Leistungsbeschreibung entnommen werden kann. Um ein einheitliches Erscheinungsbild der Stapelstühle zu den bereits im Einsatz befindlichen Stühlen der Stadt Essen zu gewährleisten, müssen die drei mindestens zu liefernden Schalenformen zu den Positionen 1 bis 3 den in der Leistungsbeschreibung abgebildeten Schalenformen ähneln. Gerne können darüber hinaus weitere Schalenformen angeboten werden.

Mengen zu Kalkulationszwecken können dem Preisblatt entnommen werden. Es handelt sich bei den angegebenen Mengen um die ungefähr zu erwartenden Abrufmengen für den Zeitraum von einem Jahr. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die angegebenen Mengen ausschließlich der Ermittlung von Vergleichspreisen dienen und keine verbindlichen Abnahmemengen darstellen. Eine Ausschöpfung des Auftragsvolumens wird nicht garantiert.
Es wird darauf hingewiesen, dass die einzelnen Artikel-Positionen im Rahmen der vergebenen Auftragssumme in der Stückzahl variabel sind. Der Auftraggeber behält sich die Zurückstellung oder Nichtausführung einzelner Positionen, wie auch die Abnahme von größeren als den angegebenen Mengen je Position vor.
Der vorstehende Lieferumfang wird als Abrufauftrag abgeschlossen. Abrufe erfolgen mit Mengen- und Verwendungsstellenangaben stets schriftlich. Die Lieferung erfolgt innerhalb von sechs Wochen nach Abruf fracht- und verpackungsfrei sowie vollständig montiert frei Verwendungsstelle. Die Lieferanten müssen deutschsprachig sein. Lieferungen müssen regelmäßig von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 7.00 bis 15.00 Uhr und am Freitag von 7.00 bis 12.00 Uhr erfolgen. Die Anlieferungszeiten sind stets rechtzeitig abzustimmen.

Je Lieferung ist eine Einzelabrechnung zu stellen, der der Lieferschein in Kopie beizufügen ist.

Bitte beachten Sie, dass jegliche Änderungen am Leistungsverzeichnis zum Ausschluss Ihres Angebotes führen.
Es gelten außerdem nur die beigefügten städtischen Vertragsbedingungen.
Eigene AGB´s des Auftragnehmers werden nicht akzeptiert.

Mit Angebotsabgabe sichert der Bieter eine Nachkaufgarantie von mindestens 10 Jahren ab Kaufdatum zu.

Auf die Stühle und Stuhlwagen ist eine Gewährleistungsfrist von mindestens 2 Jahren ab Lieferdatum auf Material- und Verarbeitungsfehler zu garantieren. Die garantierte Gewährleistungszeit ist in das Preisblatt einzutragen.

Der Auftragnehmer muss innerhalb der Geschäftszeiten Mo.-Fr. zwischen 8.00 und 15.00 Uhr erreichbar sein.
Der Stuhlhersteller muss nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert sein. Nachweise über das Qualitätsmanagement sind dem Angebot beizufügen. Ferner ist ausschließlich die Verwendung von Hölzern aus Buche zulässig, die im Wesentlichen aus nachhaltiger Forstwirtschaft nach dem PEFC-System hergestellt wurden.

Bemusterung

Es findet eine Bemusterung der Stapelstühle statt.
Die Lieferung frei Bemusterungsort muss kostenlos erfolgen und ist für eine weitere Berücksichtigung des Angebotes zwingend erforderlich.

Folgende Stühle müssen bemustert werden:

1 Stapelstuhl mit Holzschale
- 1 Stapelstuhl mit einer Holzschale, die einer in der obigen Abbildung abgebildeten drei Schalenformen ähnelt
- Schale natur oder gebeizt mit Sitz- und Rückenpolster in einer frei wählbaren Farbe
- Mit Vierfußgestell
- Farbe des Gestells schwarz oder silber (nicht chrom)
- Mit Stapelsteg und Reihenverbinder

1 Kunststoffschalenstuhl
- Gestell schwarz
- Farbe der Schale frei wählbar
- Mit Stapelsteg und Reihenverbindung

1 Vollpolsterstuhl
- mit Armlehnen
- mit Freischwingergestell
- Gestell- und Polsterfarbe frei wählbar

Zusätzlich sind den Musterstühlen Handmuster der nicht bemusterten Gestellfarbe, der möglichen Beiztöne sowie Stoffmuster aller angebotenen Stoffe beizufügen.

Die Anlieferung soll ausschließlich im Zeitraum 17.09.2026 bis 23.09.2026 jeweils von 8:30 Uhr - 15:00 Uhr erfolgen.

Bitte liefern Sie die Musterstühle nach erfolgter Terminabsprache an folgende Anschrift:

Stadt Essen
- Interner Service und Personalverwaltung / Beschaffungsmanagement
z. Hd. Fr. Ziegler (0201/88-11426)
Rathaus, Raum U1.29
Porscheplatz 1
45127 Essen.

Weitere Hinweise zur Vergabe:

Weitere wichtige Hinweise zur Vergabe, wie die Zuschlagskriterien und eine Checkliste, welche Unterlagen zwingend bei Angebotsabgabe von Ihnen einzureichen sind, können Sie dem in den Vergabeunterlagen enthaltenen Bieterleitfaden entnehmen.

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen des § 56 Abs. 2, 3 VgV.

Einzureichende Unterlagen:
- ausgefüllter Angebotsvordruck
- ausgefülltes Preisblatt
- Konzept zu den getroffenen Umweltschutzmaßnahmen
- Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen zur Eignung (Alternativ kann auch ein Präqualifizierungszertifikat zzgl. der geforderten 3 Referenzen eingereicht werden.)
- Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 des Bieters und des Herstellers
- Nachweis über die Verwendung von Buche-Hölzern, die aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft nach dem PEFC-System hergestellt wurden
- Nachweis über die Oeko-Tex Standard 100-Zertifizierung der Stoffe
- Stoffdatenblätter und Farbübersicht
- ausgefülltes Formular "angebotene Stoffe" (Anlage 04)
- Abbildung der angebotenen Schalenformen
- Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU)
- Eigenerklärung Oberschwelle (Formular csx - Informationen zum Bieter)
- Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
weitere s. Seite 5 des Bieterleitfadens