Art der Leistung
Lieferleistung von Tankkarten und weitere Serviceumfänge.
Umfang der Leistung
Die zentrale Ausländerbehörde (FB38) benötigt ein Tankkartensystem, um die Betankung von insgesamt 23 Fahrzeugen mit Dieselverbrennermotoren zu gewährleisten. Die Fahrzeuge sind in Essen stationiert und bewegen sich regelmäßig auf dem gesamten Bundesgebiet sowie in Ausnahmefällen im Schengenraum. Das mit den Tankkarten nutzbare Tankstellennetz muss über das gesamte Bundesgebiet und auch in den europäischen Staaten des Schengenraumes überwiegend flächendeckend und gleichmäßig verteilt sein.
2. Anforderungen Tankkartensystem
- Der Auftragnehmer muss über ein flächendeckendenes, gleichmäßig verteiltes Tankstellennetz im gesamten Bundesgebiet und den europäischen Staaten des Schengenraums verfügen. Flächendeckend ist hier konkret so zu definieren, dass eine Abdeckung von mindestens 80 % der Tankstellen im Bundesgebiet vorausgesetzt wird und der Schengenraum innerhalb des jeweiligen Landes maximal alle 200 Km ebenfalls über ein Tankstellennetz verfügt.
- Die Zurverfügungstellung der zur Nutzung der vorgenannten Tankstellen geeigneten Tankkarten für jedes Dienstfahrzeug.
- Die Einrichtung eines Online-Portals für das Tankkartenmanagement, welches für Mozzilla Firefox oder Microsoft Edge Browser nutzbar und geeignet ist. Das Online-Portal wird zur Verwaltung durch die Stadt Essen genutzt und muss mindestens eine Übersicht der einzelnen Abrechnungen (Verbräuche, Umsatz, Kraftstoffart, etc.) innerhalb bestimmter Zeiträume enthalten, das bestellen von Tankkarten ermöglichen und die Löschung/-Deaktivierung/- Änderung von Tankkarten -und den dazugehörigen Daten erlauben.
- Der Auftragnehmer muss über einen deutschsprachigen Support für Fragen, Anregungen oder technischen Problemen verfügen. Eine Ansprechperson / Service-Hotline für Rückfragen ist im Falle der Auftragsvergabe der Abteilung 38-1 / Allgemeine Verwaltung der Stadt Essen zu benennen. Die Erreichbarkeit der Ansprechperson bzw. der Servicehotline ist Montag bis Freitag in der Zeit zwischen 07:30 h und 15:30 h sicher zu stellen.
- Der Auftragnehmer verfügt über ein Rechnungsmanagement, um die jeweiligen Abrechnungen zu einem bestimmten Stichtag zu erstellen.
- Die Tankkarten müssen die Betankung von Dieselkraftstoff und AdBlue, sowie den Einkauf Fahrzeugspezifischer Gegenstände (z.B. Scheibenwischwasser, Glühbirne oder Kühlwasser) ermöglichen.
- Die Abrechnung der Waren und Kraftstoffe erfolgt ausschließlich mittels Tankkarten. Die unmittelbare Begleichung vor Ort ist ausschließlich mit einem Kartenlesegerät sowie der zur Tankkarte erstellte PIN-Code und Kilometerstand möglich. Eine Sperrung der Tankkarte muss bei mehrmaliger (3 x in Folge) fehlerhafter Eingabe der Code-Nummer automatisch erfolgen. Die Aufhebung der Sperre muss durch die Auftraggeberin im Online-Portal möglich sein und innerhalb von 24 Stunden umgesetzt werden.
- Die jeweilige Tankkarte sollte zu zuordnungszwecken das amtliche Kennzeichen und eine individuelle Kartennummer enthalten. Das Tankstellenpersonal hat die Übereinstimmung des Fahrzeugkennzeichens mit dem Kennzeichen auf der Tankkarte zu prüfen.
- Bei Verlust der Tankkarte ist spätestens nach Anforderung innerhalb von 2 Wochen eine Ersatzkarte zur Verfügung zu stellen.
- Anhand der Tankkarten muss eindeutig erkennbar sein, bei welchen Tankstellen die Tankkarten genutzt werden können (bspw. Aufdruck des Tankstellenverbund-Logos, welches an der Tankstelle wiederzuerkennen ist).
- Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu einer theoretischen- sowie praktischen Schulung des Personals der Abteilung 38-1 / Allgemeine Verwaltung der Stadt Essen zur Nutzung des Online-Portals. Hierfür ist ausreichend Zeit einzuplanen (mind. ½ Tag). Die Schulung kann online oder alternativ als Präsenzveranstaltung auf dem Stadtgebiet Essen erfolgen.
- Die Frostsicherheit für Dieselkraftstoff ist in den Wintermonaten bis zu - 22 °C zu gewährleisten. Die Kraftstoffqualitäten müssen den aktuellen Vorschriften für Diesel DIN EN 590 und sofern lieferbar HVO100 Diesel EN 15940, entsprechen: