Die für das Angebot erforderlichen Formulare und Vordrucke können unter www.vergabe.metropoleruhr.de heruntergeladen werden.
Die Übermittlung der Angebote ist nur elektronisch in Textform (§ 126b BGB) zulässig.
ELEKTRONISCHE ABGABE DER ANGEBOTE:
Die Angebote sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch unter www.vergabe.metropoleruhr.de einzureichen.
Ein verspäteter Eingang des Angebotes führt zum Ausschluss. Bei Abgabe elektronisch in Textform muss eine lesbare Erklärung vorliegen, in der die Person des vertretungsberechtigten Erklärenden genannt ist, was z.B. durch Nennung des Namens, ein Faksimile oder eine eingescannte Unterschrift möglich ist. Diese Zeichnung kann in den eingescannten Angebotsvordrucken oder wahlweise in dem Signaturfeld gemäß § 126b BGB im Bietertool des Vergabemarktplatzes vorgenommen werden (Containersignatur).
Weitere Hinweise finden sich in dem Dokument "Bewerbungsbedingungen", das unter www.vergabe.metropoleruhr.de heruntergeladen werden kann.
Auskunftsersuchen des Bewerbers zum Verfahren sind ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabe.metropoleruhr.de an die Auftraggeberin zu richten. Andere Stellen dürfen keine Auskünfte erteilen. Dennoch anderweitig erlangte Auskünfte sind unbeachtlich.
Es wird empfohlen, sich freiwillig auf dem Vergabemarktplatz NRW zu registrieren. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass automatisch über Änderungen an den Teilnahme-/Vergabeunterlagen oder über Antworten zum Verfahren informiert wird. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Teilnahmeantrages/Angebotes ist eine Registrierung zwingend.
Preisnachlässe sind ausschließlich im Bietertool des VMP vorzunehmen.
ABLAUF DES VERGABEVERFAHRENS:
1. Verfahrensgestaltung
Die Vergabe erfolgt im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung in Anlehnung an die Vorschriften der VOB/A und VgV. Insbesondere die Anwendung der § 14 Abs. 6 und § 15 Abs. 3, VOB/A werden im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens ausgeschlossen. Grundlage für die Verfahrensgestaltung sind die für kommunale Vergaben in Nordrhein-Westfalen geltenden Regelungen sowie die vergaberechtlichen Regelungen der Stadt Essen.
Ziel ist es, einen möglichst breiten Wettbewerb zu ermöglichen und ein wirtschaftliches Vergabeergebnis zu erzielen. Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag unmittelbar auf Grundlage der eingereichten Erstangebote zu erteilen oder vor der Zuschlagsentscheidung Verhandlungen mit ausgewählten Bietern durchzuführen.
Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass die Durchführung von Verhandlungen nicht zwingend vorgesehen ist. Der Auftraggeber entscheidet nach Prüfung der Erstangebote über das weitere Vorgehen.
2. Ablauf des Vergabeverfahrens
Stufe 1: Einreichung und Prüfung der Erstangebote
Die Bieter reichen ihre Angebote innerhalb der im Vergabemarktplatz festgelegten Angebotsfrist ein.
Das Ergebnis der Angebotsöffnung wird den Bietern nicht bekannt gegeben.
Nach Ablauf der Angebotsfrist prüft der Auftraggeber die eingegangenen Angebote auf ihre formale und inhaltliche Zulässigkeit sowie auf die Erfüllung der in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen.
Stufe 2: Entscheidung über das weitere Vorgehen
Nach Prüfung der Erstangebote entscheidet der Auftraggeber, ob der Zuschlag unmittelbar auf Grundlage der Erstangebote erteilt wird oder ob Verhandlungen durchgeführt werden.
Variante A: Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote
Der Auftraggeber kann den Zuschlag ohne vorherige Verhandlungen auf Grundlage der eingereichten Erstangebote erteilen. In diesem Fall erfolgt die Zuschlagsentscheidung anhand des in den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriteriums Preis.
Variante B: Durchführung von Verhandlungen
Alternativ kann der Auftraggeber beschließen, Verhandlungen mit ausgewählten Bietern durchzuführen. Ziel der Verhandlungen ist es, eine inhaltliche Verbesserung der Angebote und ein wirtschaftliches Vergabeergebnis zu erreichen.
Die Bieter haben keinen Anspruch auf die Durchführung von Verhandlungen oder auf die Möglichkeit, ihr Erstangebot nachträglich zu ändern.
Stufe 3: Auswahl der Bieter für Verhandlungen und Begrenzung der weiteren Teilnahme
Entscheidet sich der Auftraggeber für die Durchführung von Verhandlungen, behält er sich vor, die Zahl der zur Verhandlung eingeladenen Bieter auf höchstens drei zu begrenzen.
Die Auswahl erfolgt ausschließlich anhand des in den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriteriums Preis. Maßgeblich ist der im jeweiligen zulässigen Erstangebot angebotene Preis. Die Auswahl erfolgt in der Reihenfolge der preislich günstigsten Angebote.
Nur die ausgewählten Bieter werden zur Teilnahme an den Verhandlungen aufgefordert.
Bieter, die nicht zur Teilnahme an den Verhandlungen ausgewählt werden, sind von der weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen. Ihre Erstangebote werden im weiteren Verfahren nicht mehr berücksichtigt. Sie sind insbesondere nicht berechtigt, nachträglich überarbeitete oder neue Angebote einzureichen oder zu einem späteren Zeitpunkt erneut in das Vergabeverfahren einbezogen zu werden.
Preisgleichheit an der Auswahlgrenze
Sollten mehrere Bieter an der Auswahlgrenze, insbesondere auf dem dritten Rang, denselben wertungsrelevanten Angebotspreis aufweisen, entscheidet über die Teilnahme an den Verhandlungen ein Losverfahren. Das Losverfahren wird vom Auftraggeber unter Wahrung der Gleichbehandlung und Transparenz durchgeführt und dokumentiert.
Die durch das Losverfahren ermittelten Bieter werden zur Teilnahme an den Verhandlungen aufgefordert. Die übrigen Bieter werden von der weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Stufe 4: Durchführung der Verhandlungen
Die Verhandlungen dienen der möglichen Verbesserung der eingereichten Angebote. Gegenstand der Verhandlungen kann der gesamte Angebotsinhalt sein. Ausgenommen sind die in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Diese bleiben verbindlich und sind nicht Gegenstand der Verhandlungen.
Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle an den Verhandlungen teilnehmenden Bieter gleichbehandelt werden. Insbesondere werden keine Informationen in diskriminierender Weise weitergegeben, durch die einzelne Bieter gegenüber anderen begünstigt werden könnten.
Vertrauliche Informationen eines Bieters werden anderen Bietern nicht ohne vorherige Zustimmung des betreffenden Bieters mitgeteilt. Eine solche Zustimmung muss sich auf die konkrete beabsichtigte Mitteilung bestimmter Informationen beziehen und darf nicht pauschal erteilt werden.
Soweit im Verlauf des Verfahrens Änderungen an der Leistungsbeschreibung, insbesondere an den technischen Anforderungen oder anderen Bestandteilen der Vergabeunterlagen, erforderlich werden, werden diese allen hiervon betroffenen Bietern in geeigneter Weise mitgeteilt. Die festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien bleiben unberührt.
Den betroffenen Bietern wird ausreichend Zeit eingeräumt, um ihre Angebote gegebenenfalls anzupassen und überarbeitete Angebote einzureichen.
Stufe 5: Abschluss der Verhandlungen und Einreichung endgültiger Angebote
Beabsichtigt der Auftraggeber, die Verhandlungen abzuschließen, unterrichtet er die verbleibenden Bieter hierüber und setzt eine einheitliche Frist für die Einreichung neuer oder überarbeiteter Angebote.
Die Bieter haben ihre endgültigen Angebote innerhalb dieser Frist einzureichen. Die endgültigen Angebote müssen die in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen erfüllen.
Nach Ablauf der Frist prüft der Auftraggeber die endgültigen Angebote und bewertet diese anhand des in den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriteriums Preis.
Stufe 6: Zuschlagsentscheidung
Die Zuschlagsentscheidung erfolgt entsprechend dem gewählten Verfahrensablauf:
Ohne Verhandlungen: auf Grundlage der eingereichten Erstangebote.
Nach Durchführung von Verhandlungen: auf Grundlage der endgültigen Angebote der an der abschließenden Verhandlungsphase beteiligten Bieter.
Maßgeblich ist jeweils das in den Vergabeunterlagen festgelegte Zuschlagskriterium Preis.
Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren ohne Durchführung von Verhandlungen auf Grundlage der Erstangebote abzuschließen. Werden Verhandlungen durchgeführt, erfolgt die Zuschlagsentscheidung auf Grundlage der nach Abschluss der Verhandlungen maßgeblichen endgültigen Angebote.
Die Bieter werden über den weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens im Rahmen der vorgesehenen Kommunikation über den Vergabemarktplatz informiert.